نقل البيانات من القضايا التي تحتاج إلى حيطة حيث أن كل برنامج له طريقته في تخزين المعلومات وتمثيلها داخليا بالإضافة إلى اختلاف في أنواع ومسميات الحقول. في حال ما إذا كان لديك بيانات سابقة فنود إقتراح بعض الخطوات التي من الممكن تطبيقها كي يتسنى لك استعمال النظام بأفضل ما يمكن.
  1. إذا كنت قريبا من سنة مالية جديدة فقم بإقفال السنة الحالية في حينه ومن ثم تقييد أرصدة الحسابات
  2. تأكد من أن برنامج المحاسبة وإدارة المخزون الحالي يحتوي على أداة لتصدير البيانات وقم باستخدامه لتصدير جميع بياناتك الحالية مثل أصناف المنتجات والخدمات والعملاء، إلخ.
  3. قم باستخدام أداة استيراد البيانات الموجودة في دفاتر لاستيراد البيانات التي قمت بتصديرها في الخطوة السابقة ويمكنك الاستعانة بدليل المستخدم للحصول على التفاصيل بهذا الخصوص.
السيناريو أعلاه يفترض بأن برنامجك الحالي يترك لك حرية تصدير بياناتك الخاصة كونها ملكا خاصا لك، وهي نفس السياسة التي نتبعها في دفاتر وذلك إذ أننا نتيح لك نقل بياناتك من وإلى جميع قواعد البيانات بحرية مطلقة دون قيود. إذا لم تكن الحالة أعلاه ممكنة فإنا ننصحك بالاطلاع على الجزء الأول من دليل المستخدم والذي يتحدث عن كيفية إعداد الخدمة لأول مرة، والذي تتم فيه -كما هي الحال مع بقية أنظمة المعلومات والبرامج- عملية إدخال البيانات بشكل يدوي.