الأسئلة الشائعة

ماهي خانة المبلغ المشطوب وماهي فائدتها ؟
 خاصية المبلغ المشطوب : هي خانة تستخدم لمعالجة الخصومات الممنوحة من الموردين في حالة المشتريات  
 فعلي سبيل المثال المورد اصدر لك فاتورة بمبلغ 1410 ريال وقام بمنحك تخفيض 10 ريال علي هذه الفاتورة
في هذه الحالة ستقوم بادخال المبلغ المشطوب 10 ريالات وحساب الشطب هو حساب الخصم المكتسب (حساب ايرادات اخري في الغالب) على سبيل المثال ومركز التكلفة هو الحساب الذي تود تخفيض تكلفة الشراء منه
في حالة التعامل مع اكثر من عملة تنتج فروقات بسبب الرسوم البنكية وعدم استقرار سعر الصرف كيف اتعامل مع هذه الحالة ؟
 
في حالة التعامل باكثر من عملة ينتج فروقات بسيطة بسبب التغير في سعر الصرف واضافة بعض الرسوم البنكية علي التحويلات 
وهنا ننصح بأن تقوم بقسمة المبلغ الكلي للعملة الاساسية التي تستخدمها (مثلا الريال وهو المبلغ الاجمالي الذي خصمه البنك عند التحويل) علي سعر الصرف في هذا اليوم وسينتج عن هذه العملية المبلغ الحقيقي للعملة الاخرى الدولار 
حيث تقوم هنا باستخدام الناتج كمبلغ للدولار في الفاتورة 
 
 
 
هناك بريد الكترونى يتم إرساله لى تحت عنوان ” Dafater Scheduler Failure Report” و لا اعلم ما سبب ذلك؟

    إذا كنت تواجه ذلك البريد الإلكترونى الذى يأتى بعنوان “Dafater Scheduler Failure Report” فأعلم انك تواجه مشكلة ادخال بيانات بشكل خاطىْ فى اعدادات البريد الإلكترونى لذلك يقوم النظام بمحاولة إرسال البريد الإلكترونى بناء على البيانات المسجلة فى شاشة الاعدادات و عند محاولة الإرسال يجد ان هناك خطأ فى البيانات المدخلة لإعداد البريد الاإلكترونى فيقوم بإرسال البريد الموضح بالشكل التالى لمدراء النظام


error

    لذلك ولتفادى تلك المشكلة فيجب ان تقوم بمراجعة البيانات التى تم ادخالها كإعدادات للبريد الإلكترونى و تعديلها لتكون مدخلة بشكل صحيح من خلال منطقة إعدادات البريد الإلكترونى و الموجودة بدفتر الإعدادات : منطقة إعدادات البريد الإلكترونى و الموضحة بالشكل التالى

إعداد
هل هناك حل لإضافة الفاصلة العلوية (‘) دون اللجوء الى وضعها لكل خلية على حدة ؟

نعم هناك حل لذلك , يسعدنا ان نطلعكم على حل ذلك الموضوع و ذلك من خلال خاصية داخل ملف الاكسيل و التى تتيح إضافة الفاصلة العلوية (‘) لمجموعة خلايا دون اللجوء الى وضعها لكل خلية , لكى تقوم باستخدام الخاصية يرجى عمل التالى :

1- من داخل ملف الإكسيل قم بالضغط على “ALT + F11”

2- سيقوم الاكسيل بفتح واجهة للتعامل مع الإكسيل عن طريق الكود

3- قم بالنقر مرتين على الملف المراد التعديل عليه و ستظهر الواجهة كالصورة التالية

2015-04-14_09-41-29 New Emp 1st

4- قم بنسخ الكود التالى و اضافته فى واجهة كتابة الكود

Sub AddTextOnRight()
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
Dim addStr As String
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", "DafaterRange", WorkRng.Address, Type:=8)
addStr = Application.InputBox("Add text", "DafaterValue", "", Type:=2)
For Each Rng In WorkRng
Rng.Value = addStr & Rng.Value
Next
End Sub

5- قم بالضغط على زر تشغيل

2

6- بعد الضغط على زر تشغيل سيظهر ذلك الصندوق النصى و الذى يتيح لك تحديد الخلايا التى تريد ان تضيف لها الفاصلة عن طريق تحديدها بالطريقة العادية

3

7- بعد اعتماد الخلايا التى سيتم اضافة الفاصلة لها سيظهر صندوق نصى اّخر لإضافة القيمة المراد وضعها فى بداية النص و هى الفاصلة العلوية

4

8- و بالضغط على زر “ok” سيقوم النظام باضافة الفاصلة قبل كل خلية تم تحديدها

لماذا يقوم النظام فى بعض الاحيان بعدم قبول استيراد الملف ذات النوع (CSV) الى النظام بعد التعديل عليه؟

عادة ما يحدث ذلك فى بعض الاحيان عند التغيير فى حقل اما التاريخ او الاكواد او مع بعض خانات الارقام و ذلك نتيجة تغيير البرنامج المستخدم مثل (ميكروسوفت إكسيل او مستندات جوجل) لنوع الحقل فبدلا من ان يترك الحقل ان يكون نوعة نصى يقوم البرنامج بتغييره ليكون اما تاريخ او رقمى  و ذلك ما يجعل النظام دفاتر يرفض التعامل مع الملف لوجود حقول نوعها غير متاح لرفعه فيقوم البرنامج دفاتر برفض استكمال عملية استيراد البيانات.

و لتجنب حدوث تلك المشكلة فعليك عزيزى العميل ان تهيىء الملف قبل رفعه ليتوافق مع نظام دفاتر و ذلك من خلال التالى:

أولا بالنسبة لملف CSV و فتحه بأستخدام مستندات جوجل “Google Documents:

بعد فتح ملف ال CSV باستخدام مستندات جوجل و قبل التغيير فى حقول التواريخ او الارقام او الاكواد يجب ان تقوم بعمل الاّتى:

  1. قم بتحديد الخلايا التى تنوى ان تقوم بتعديلها  او الكتابة فيها عن طريق اختيارها
  2. 2015-04-14_09-41-29 New Emp 1st
  3. بعد اختيار الخلايا ستصبح مظلله الاّن قم بالضغط على “تنسيق” “Format”و المتواجد فى اعلى القائمة او قم بالضغط على “123” المتواجد فى قائمة الادوات
  4. 2015-04-14_09-41-29 New Emp 1st
  5. بعد ذلك قم بالضغط على “نص عادى” كما هو موضح بالشكل السابق
  6. بعد ذلك قم بادخال التاريخ بالتنسيق التالى “yyyy-mm-dd”
  7. 2015-04-14_09-41-29 New Emp 1st
  8. بعد الانتهاء من ادخال البيانات تستطيع الان ان تقوم بتحميل الملف فى صيغة ال(CSV) و استكمال عملية استيراد البيانات
لماذا يقوم النظام فى بعض الاحيان بعدم قبول استيراد الملف ذات النوع (MS Excel) الى النظام بعد التعديل عليه؟

عادة ما يحدث ذلك فى بعض الاحيان عند التغيير فى حقل اما التاريخ او الاكواد او مع بعض خانات الارقام و ذلك نتيجة تغيير البرنامج المستخدم مثل (ميكروسوفت إكسيل او مستندات جوجل) لنوع الحقل فبدلا من ان يترك الحقل ان يكون نوعة نصى يقوم البرنامج بتغييره ليكون اما تاريخ او رقمى  و ذلك ما يجعل النظام دفاتر يرفض التعامل مع الملف لوجود حقول نوعها غير متاح لرفعه فيقوم البرنامج دفاتر برفض استكمال عملية استيراد البيانات.

و لتجنب حدوث تلك المشكلة فعليك عزيزى العميل ان تهيىء الملف قبل رفعه ليتوافق مع نظام دفاتر و ذلك من خلال التالى:

أولا بالنسبة لملف ميكروسوفت إكسيل:

بعد فتح ملف الإكسيل و التغيير فى حقول التواريخ او الارقام او الاكواد يجب ان تقوم بعمل الاّتى:

  1. قم بتحديد الخلايا التى قمت بالتعديل عليها او الكتابة فيها عن طريق اختيارها
  2. بعد اختيار الخلايا ستصبح مظلله الاّن قم بالنقر على الزر الايمن فى الفأره لإظهار قائمة الخصائص
  3. قم باختيار “Format cells” “تنسيق الخلايا” من القائمة
  4. اذا وجدت الإكسيل قد اختار التنسيق كــ“تاريخ”  قم بتغيير ذلك التنسيق ليصبح “General” “عام” و المتواجد فى اول القائمة
  5. قم الان بالضغط على زر الموافقة
  6. و قم بتغيير طريقة كتابة التاريخ كما هو منزل مع الملف و التى تتوافق مع النظام مثل “2014-09-30”

2015-04-14_09-41-29 New Emp 1st

ملحوظة: فى بعض الحالات بعد القيام بالخطوات السابقة نجد انه لازال ملف الاكسيل يقوم بتغيير نوع الخلية ليكون (تاريخ او رقم او عملة … الخ) و لتجنب ذلك نقوم بإضافة علامة الفاصلة العلوية (‘) فى اول التاريخ او الرقم او العملة …الخ  مثل (’29-10-1984) ,و بتلك الاضافة لن يقوم برنامج الاكسيل بتغيير التاريخ مره اخرى و بعد ذلك يمكننا اتباع الخطوات السابقة من جديد و من ثم رفع الملف الى النظام دون حدوث اى مشكلة

ماهي الباقة المناسبة لي من دفاتر؟

سؤال جميل، أنت بحاجة أولا لتحديد نوعية الأعمال التي ترغب في إدارتها وضبطها من خلال دفاتر.

لاحظ هنا بأن أغلب العملاء الذي نتحدث معهم في دفاتر يعنون شيئا آخر عندما يتحدثون عن المحاسبة، فهم يقصدون إصدار وتقييد فواتير المبيعات والمشتريات من قبل موظفي المحل أو صالة العرض، وهذه ما تغطيه الباقة المتوسطة والتي تساعدك على إدارة دورة المبيعات كاملة بالاضافة إلى دورة الشراء، وجميع عمليات المخزون، وهذه الآنشطة هي ما تحتاجه المنشآت التجارية عادة.

أما إذا كنت تحتاج إلى إدارة جميع شؤون موظفيك، من حفظ ملفاتهم الوظيفية وأرصدة إجازاتهم ومعالجة رواتبهم وما إلى ذلك، فأنت بحاجة للباقة المتقدمة، إذ من خلالها تستطيع إدارة حتى 50 موظف.

لاحظ هنا بأن الباقة المتوسطة توفر لك 5 مستخدمين للخدمة، في حين أن الباقة المتقدمة توفر لك حتى 10 مستخدمين، وهي الباقة التي ننصح بها أغلب عملائنا.

إما إذا كنت ترغب في إدارة مشاريعك وكنت شركة مقاولات وعدد موظفيك أكثر من 50 موظفا، أو كنت تريد تقديم خدمات الضمان والدعم الفني لعملائك فإننا نصحك بالباقة الاحترافية، وهي باقة توفر لك حتى 15 اسم مستخدم وتمكنك من إدارة حتى 100 موظف وهي الخيار الأمثل لك كذلك إذا رغبت في أن يتمكن موظفوك جميعا من رفع إجازاتهم أو مصاريفهم التي ينفقونها أثناء أدائهم لعملهم من خلال الانترنت لتقوم أنت أو مديرهم المباشر بالموافقة عليها بشكل سلس.

كيف أستطيع تجربة دفاتر بالكامل؟

كثيرا ما نواجه هذا السؤال، ولكنه سؤال نظري. فعمليا، يمكنك إجراء المئات من العمليات من خلال دفاتر دون أدنى مبالغة.

لكن ما ننصحك به، هو تحديد ما ترغب في القيام به بشكل أساسي ومن ثم الحديث مع أحد موظفي مركز الاتصال أو الدعم الفني لتحديد موعد نقوم من خلاله بتعريفك بدفاتر وكيف يمكنها مساعدتك في عملك الخاص. وبشكل عام، دفاتر تمت تجربتها من قبل المئات من المنشآت التجارية العربية بأعداد موظفين تتجاوز 200 موظف و بنجاح كبير نفخر به.

لماذا احتاج محاسب عن بعد؟

 مبدئياً وجود المحاسب شئ ضرورى جداً وأساسى فى أى نشاط سواء كان تجارى أو صناعى أو خدمى وذلك لأهمية التسجيل بطريقة صحيحة فى الدفاترالمحاسبية وتوجيه كل عملية فى مكانها الصحيح ،

كما أن هناك معايير وأسس محاسبية يجب تطبيقها فى حسابات أى مؤسسة مهما كان حجمها ،كذلك هناك بعض التسويات التى تتم سنوياً “مثل اغلاق السنة المالية” فبدون إغلاق للسنة المالية المنتهية لن تكون هناك بيانات صحيحة فى السنة الجديدة  …الخ

أى شخص بالمنشأة تدرب على ادخال الفواتير وعمل قيود اليومية ولكنه لم يدرس المحاسبة كمهنة، لن يكون دوره كافيا فى المؤسسة ،”فدور المحاسب ليس الإدخال فقط”.

المحاسب المحترف له دور كبير جداً فى ادارة النشاط وذلك عن طريق نقل الوضع الفعلى لحسابات المؤسسة  الى الادارة للمساهمة فى اتخاذ القرار المناسب.

يوجد مصروفات غير صريحة تسجل عن طريق تسويات فى نهاية السنة المالية مثل مصروف الاهلاك وتسوية المصروفات المدفوعة مقدماً فهذه مثلاً لا يستطيع ان يقوم بها الا محاسب متمرس في العمل.

لذلك يجب القول بأن وجود المحاسب شئ لا غنى عنه فى المؤسسة، وإيماناً منا بذلك قمنا بتوفير خدمة محاسب عن بعد، وهي خدمة ستوفر لك محاسبا يقوم بالأعمال المحاسبية المطلوبة واعداد التقارير ورفعها الى ادارة المنشأة من اجل المساعدة على اتخاذ القرار وعمل حسابات منتظمة ، مطبقاً للمعايير المحاسبية المتبعة والمعترف بها دوليا.

خدمة المحاسبة عن بعد هي مناسبة للمنشآت التي لا ترغب في تعيين محاسب بدوام كامل ويقوم بعض أفرادها بالعمليات المحاسبية الرئيسية كإصدار فواتير البيع و الشراء عن طريق دفاتر.

لماذا يطلب مني موظف الدعم أحيانا تحميل برنامج TeamViewer ؟

برنامج TeamViewer هو حل متكامل لأغراض الدخول والدعم عن بعد عبر الإنترنت وقد يقترح عليك مسؤول الدعم تركيبه كي يتسنى له مساعدتك بشكل أفضل وأسرع سواءا من ناحية إعداد الخدمة أو عمل جلسات التدريب أو لحل المشكلة التي قد تواجهها. انقر على الرابط ( لتحميل نسخة ويندوز أو على هذا الرابط لتحميل نسخة أبل )

هل هناك سياسة خصوصية متبعة فيما يتعلق بمعلوماتي الشخصية؟
نعم وهي مفصلة في إتفاقية المستخدم على الرابط التالي
أرغب بالتحول من نظامي الحالي إلى نظام دفاتر ولكن كيف استطيع نقل البيانات القديمة؟
نقل البيانات من القضايا التي تحتاج إلى حيطة حيث أن كل برنامج له طريقته في تخزين المعلومات وتمثيلها داخليا بالإضافة إلى اختلاف في أنواع ومسميات الحقول. في حال ما إذا كان لديك بيانات سابقة فنود إقتراح بعض الخطوات التي من الممكن تطبيقها كي يتسنى لك استعمال النظام بأفضل ما يمكن.
  1. إذا كنت قريبا من سنة مالية جديدة فقم بإقفال السنة الحالية في حينه ومن ثم تقييد أرصدة الحسابات
  2. تأكد من أن برنامج المحاسبة وإدارة المخزون الحالي يحتوي على أداة لتصدير البيانات وقم باستخدامه لتصدير جميع بياناتك الحالية مثل أصناف المنتجات والخدمات والعملاء، إلخ.
  3. قم باستخدام أداة استيراد البيانات الموجودة في دفاتر لاستيراد البيانات التي قمت بتصديرها في الخطوة السابقة ويمكنك الاستعانة بدليل المستخدم للحصول على التفاصيل بهذا الخصوص.
السيناريو أعلاه يفترض بأن برنامجك الحالي يترك لك حرية تصدير بياناتك الخاصة كونها ملكا خاصا لك، وهي نفس السياسة التي نتبعها في دفاتر وذلك إذ أننا نتيح لك نقل بياناتك من وإلى جميع قواعد البيانات بحرية مطلقة دون قيود. إذا لم تكن الحالة أعلاه ممكنة فإنا ننصحك بالاطلاع على الجزء الأول من دليل المستخدم والذي يتحدث عن كيفية إعداد الخدمة لأول مرة، والذي تتم فيه -كما هي الحال مع بقية أنظمة المعلومات والبرامج- عملية إدخال البيانات بشكل يدوي.
ماذا يحدث لبيانات الشركة أو المؤسسة الخاصة بي إذا توقفت عن دفع الإشتراك؟
إذا توقفت عن دفع رسوم الإشتراك فلن تتمكن من القيام بأي عملية على النظام ولكن ستكون البيانات موجودة مدة ثلاثة أشهر ومحمية على الخادم  الخاص بكم. وفي حال عدم استئناف الإشتراك خلال فترة السماح فسيتم محو جميع البيانات الموجودة ولن نستطيع بعدها ارجاعها وعموماً إذا رغبتم بأخذ نسخة احتياطة من جميع بياناتكم خلال فترة السماح فيمكنكم طلب ذلك وسنكون سعيدين بإرسالها لكم إلى أي جهة داخل المملكة عبر خدمات التوصيل الموثوقة مقابل رسم بسيط.  
كيف يمكنني الدفع كي استمر باستخدام النظام؟
حاليا هناك طريقتان يمكنك استخدامهما لدفع فواتيرك في دفاتر: الأولى: الدفع عن طريق التحويل البنكي الالكتروني، باستخدام الخدمات الالكترونية لدى بنكك الحالي، وفي هذه الحالة سيصدر لك رقم حساب بنكي لدى بنك ساب خاص بك فقط، تقوم بتحويل مبلغ الفاتورة إليه بشكل شهري، وستتمكن أنظمة الفوترة لدينا من معرفة ما إذا كان قد تم تحويل المبلغ أم لا، علما بأن هذا الحساب يشبه في طريقة استخدامه رقم حساب فاتورة شركة الاتصالات إذ أنه يخص مشتركا واحدا فقط، ولا يمكن استخدام هذا الرقم لأكثر من عميل أو أكثر من اشتراك. الثانية: باستخدام البطاقات الائتمانية، فيزا أو ماستركارد، والتي تقوم بإدخال تفاصيلها عند اشتراكك لأول مرة، علما بأن هذه التفاصيل لا تصلنا ولا نعرفها أبدا وإنما يقوم بنكنا الذي نستخدمه لاستقطاع هذه المبالغ بالقيام بكامل التفاصيل الفنية بما في ذلك سؤالك -الكترونيا- عند الاشتراك عن تفاصيل البطاقة. إن بنكنا الذي نتعامل معه يقوم بتقديم أعلى درجات الحماية لجميع المتعاملين معه بشكل إلكتروني، بنك ساب.
هل استطيع الحصول على نسخة من البيانات كي احتفظ بها في جهازي الشخصي؟
نقوم بعمل نسخ احتياطية للنظام بشكل دوري ولكن في حال رغبت بالحصول على نسخة احتياطية من البيانات لحفظها لديك، فيمكنك طلب ذلك كما هو موضح بدليل المستخدم ولكن يجب أن تكون لديك صلاحية مدير النظام، وهي تعطى لمؤسس الاشتراك عادة.
هل أحتاج إلى استعمال كل التطبيقات المشمولة كي أستفيد من النظام؟
طبعا لا. صمم نظام دفاتر ليلبي احتياج أنواع مختلفة من قطاعات الأعمال. فمثلا إذا كنت تعمل في قطاع الخدمات (تأجير السيارات مثلا) فقد لا تحتاج إلى تطبيق إدارة المخزون أو التصنيع وهكذا.
أرغب بتقرير أو خاصية غير موجودة في دفاتر. فكيف يمكنني الحصول عليها؟

سؤال وجيه ومتوقع حيث أن احتياجات كل عمل قد تختلف حتى لو كانت في نفس القطاع. نحن هنا في دفاتر نرغب بإرضاء الجميع لأن نجاحنا مبني على استخدامك للنظام. ونحن هنا في دفاتر نرغب في سماع طلباتكم. لذاـ لا تتردد بتعبئة النموذج الموجود في هذا الرابط وسنقوم توفير أي خاصية أو تقرير إذا كان الطلب عليها كبيرا بحيث تكون متوفرة للجميع دون أي كلفة إضافية، لذلك لا تترد بإرسال ملحوظاتكم وطلباتكم، ربما تراها موجودة كميزة أساسية بعد فترة قصيرة.

ليس لدي الإلمام الكافي بأصول المحاسبة وليس لدي محاسب، ماذا أعمل
لا تخف لأنك لست وحدك، فكثير من أصحاب المنشات الصغيرة قد يبدؤون بدون محاسب أو استخدام نظام محاسبة، ولكن هذا يفقدهم الشئ الكثير من المعلومات وعن وضع أعمالهم وهذا سبب وجودنا هنا كي نقلل من هذه الفجوة. إذا كنت تحتاج إلى من يساعدك في بناء شجرة الحسابات والميزانية، فيمكننا المساعدة وذلك عبر شبكة المحاسبين المستقلين والذين يمكنهم بناء الجزء المحاسبي لديك من النظام وبرسوم بسيطة جدا. بحيث يمكنك بعدها الإستفادة الكاملة من التقارير المحاسبية التي توفرها لك دفاتر. لمزيد من المعلومات يمكنك مراسلتنا لنقوم بتزويدك بعنوان بعض من هؤلاء المحاسبين.
ماذا ستفعلون ببياناتي الشخصية؟

نحن لا نطلع ولا نستعمل ولا نقوم ببيع معلومات زبائنا لأي جهة أخرى حيث أننا نتبع أفضل الممارسات في حماية أنظمتنا من الإختراق وذلك باستضافتها مع موفري خدمة موثوقين مثل مايكروسوفت حيث العديد من الشركات تعتمد على خدماتها السحابية مثل أوفيس ٣٦٥ لتسهيل أعمالها ولمزيد من المعلومات حول سياستنا في حفظ البيانات الرجاء الإطلاع على الرابط