مميزات دفاتر

نستعرض لك مجموعة من المزايا والوظائف الرائعة في نظام دفاتر الجديد، نظام دفاتر مليء بالخواص والمزايا وفي هذه الصفحة نستعرض جزء منها، يمكنك الإطلاع عليها في الأسفل وهي مقسمة على شكل مجموعات لتسهل عليك تنصيفها والوصول إلى ما تحتاجه بسهولة

منصة تعاون وتشارك

تعاون أفراد المنشأة في إنجاز مهامها وأعمالها وقدرتهم على التشارك في مجريات كل وثيقة يعملون عليها مع أفراد المنظمة هو أحد المزايا المهمة التي تتيحها لك دفاتر في كامل برامجها المختلفة، فكل سجل رقمي في دفاتر يتم التعامل معه كوثيقة يمكن إجراء العمليات التالية عليها، وذلك حتى لا يفقد أفراد شركتك المرونة الورقية التي تعودوا عليها.

التعليق والتوسيم

كما كنا نستطيع التعليق على أي ورقة وكتابة ملاحظاتنا عليها لنقرأها لاحقا أو ينتبه لها من يلينا في العمل عليها، بإمكانك أن تكتب تعليقك على أي وثيقة في دفاتر، أو وضع توجيهك أو ردك بخصوص محتوياتها، كما بإمكان بقية المتعاملين مع الوثيقة وضع تعليقاتهم أيضا مع حفظ تسلسل الملاحظات وتواريخ كتابتها ومن قام بها، أما التوسيم فهو أحد الخصائص التي من خلالها يمكن وضع وسم أو عدة وسوم على أي وثيقة ليسهل الرجوع لها لاحقا. تماما كما كنا نفعل باللواصق الملونة التي نضعها على ملفاتنا الورقية.

الإسناد والتكليف

أي سجل أو وثيقة بالإمكان إسنادها لأي مستخدم آخر، حيث سيصله تنبيه بخصوصها وتظهر له في قائمة المهام عند دخوله على دفاتر، مع القدرة على متابعة كل الوثائق التي قام المستخدم بإسنادها للآخرين من خلال شاشة قائمة المهام التي توضح له أيضا ما أسند إليه للعمل عليه، كل ذلك مع مراعاة منظومة الصلاحيات الخاصة بالمستخدم حتى لا يرى إلا ما يسمح له برؤيته بحسب نظام الصلاحيات في المنشأة، وهذه الخاصية مفيدة في حال إسناد وثيقة بالخطأ لشخص لا يحق له الاطلاع عليها، وهي طريقة جيدة للتعرف على أنواع الصلاحيات التي تحتاج لضبط بعد البدء في تطبيق دفاتر.

محرك إجراءات العمل (Workflow)

دفاتر في صلبها ما هي إلا مجموعة كبيرة من الإجراءات المطبقة على أنواع الوثائق الشائعة والمهمة لأي منظمة، وهذا التطبيق الافتراضي لأي إجراء يكون على مستويين، إنشاء وحفظ (أولا) ثم اعتماد (ثانيا). محرك إجراءات العمل هو إحدى المزايا المهمة في دفاتر والتي تمكن المنشأة من تخصيص مسار أي من هذه الإجراءات لتصبح أكثر تفصيلاً وتوائم بيئة العمل فيها، ليصبح ممكنا مثلا، إنشاء ذات الوثيقة وحفظها (أولا)، ثم الموافقة عليها (ثانيا)، ثم اعتمادها (ثالثا) من قبل أشخاص مختلفين في كل مرة. بإمكانكم تخصيص الإجراءات في دفاتر كما يروق لكم وبحسب بيئة عمل المنشأة.

الأرشفة الإلكترونية

تتيح هذه الميزة إمكانية إضافة عدد لا محدود من المرفقات لأي وثيقة أو سجل في دفاتر. المرفقات المسموح بإرفاقها هي ملفات الصور بأنواعها الشهيرة، أو البي دي إف PDF، مع العلم بأن مساحة التخزين الخاصة بكل عميل يمكن زيادتها بحسب الحاجة، مقابل تكاليف إضافية رمزية. هذه الميزة مهمة جدا لحفظ كامل صور ملفات المنشأة سواء الخاصة بها كصور التراخيص أو بموظفيها كالجوزات أو بعملياتها كصور فواتير الموردين.

الربط والتكامل

من المهم لأي نظام إدارة إلكتروني لشؤون المنشأة أن يكون منفتحا على أنظمة وبرامج العالم الخارجي، والتي عادة ما تكون متخصصة في أمور خارج إطار عمل أنظمة الـ ERP القياسية. دفاتر تتميز بقدرتها على الارتباط بالعديد من الأنظمة الخارجية و التكامل مع الأجهزة الضرورية لعمل المنشأة.

الربط بأجهزة نقاط البيع

يمكن لدفاتر الارتباط مع برامج أجهزة نقاط البيع الشائعة في قطاع التجزئة، وذلك بغرض رفع فواتير المبيعات إلى الإدارة المالية في المنشأة ليتم متابعة العمل في منافذ التجزئة والبيع بشكل سلس ولحظي. وبغض النظر عن النظام التي تستخدمه منشأتك فإن دفاتر -غالبا- بإمكانها العمل معها إما بشكل افتراضي أو بشكل مخصص عند تطبيقك لدفاتر. تأكد من الحديث مع مستشارك من دفاتر عن هذه النقطة إذا ما كانت تهمك لمعرفة التفاصيل. كما يمكن لدفاتر أيضا قراءة سجلات الحضور والانصراف من الأجهزة المخصصة لذلك وذلك لبعض العلامات التجارية الشائعة مثل ZKTeco.

قنوات الدفع الالكتروني

هل ترغب في أن يقوم عملائك بتسديد فواتيرك التي ترسلها لهم بشكل إلكتروني عن طريق الإيميل لتصلك مستحقاتك في حسابك البنكي مباشرة؟ تمكنك خاصية الربط بقنوات الدفع الإلكتروني المحلية من ذلك. نعمل مع مزودي خدمات الدفع الالكتروني الشهيرين في منطقة الشرق الأوسط مثل PayFort و HyperPay بالإضافة لحساب سداد المقدم من مؤسسة النقد العربي السعودي في المملكة العربية السعودية.

بوابة الرسائل القصيرة

دفاتر تمكن من التواصل مع عملائك وموظفين من خلال نظام الرسائل القصيرة SMS من خلال حساب خاص بك يمكنك من تعبئة رصيده بالقدر والعدد الذي تريده من الرسائل بأسعار الرسائل الأساسية دون تكاليف إضافية من دفاتر. هذه الخاصية مهمة أيضا لترويج بضائعك وخدماتك لقائمة عملائك.

مكتبة الربط البرمجي (API)

يتوفر في دفاتر مكتبة ربط برمجي متكاملة تساعد مطوريك في ربط برامجك المحلية أيا كانت بمعلومات منشأتك المالية والإدارية على دفاتر، كما يمكننا التنسيق نيابة عنك مع أي جهة خارجية تطور لك أنظمة خاصة بهدف التمكين الأقصى لمنشأتك في متطلباتها البرمجية المختلفة.

أمن المعلومات

استخدام النظم السحابية أصبح آمنا من خلال تقنيات أمن المعلومات المتقدمة والتي تساعد على المحافظة على بياناتك من السرقة أو الضياع. نطبق في دفاتر أحدث هذه التقنيات إيمانا بأن ثقتكم هي العملة المهمة في تعاملكم معنا.

كلمات سر المرة الواحدة (OTP)

إحصل على مستوى آمن للدخول على بياناتك يوازي الأنظمة والتطبيقات البنكية التي تقوم بإرسال كلمات سر نصية على رقم الجوال (الهاتف المتحرك) الخاص بالمستخدم في كل مرة يستخدم فيها موظفوك النظام، وهي خاصية بإمكانك فرضها على كل المستخدمين أو بعضهم بحسب ما تقتضيه مصلحة المنشأة.

التشفير الكامل (SSL)

تتيح لك هذه الخاصية انتقال معلوماتك من مراكز بيانات دفاتر وأجهزتها الخادمة إلى متصفح الإنترنت الذي تستخدمه بشكل مشفر مما يصعب اختراق هذه البيانات عند انتقالها وحركتها خلال شبكة الانترنت وصولا إليك. تستخدم هذه التقنية عادة من قبل العديد من الأنظمة الحساسة كالأنظمة العسكرية أو البنكية.

النسخ الاحتياطي الشخصي

نؤمن بأن بياناتك في دفاتر هل ملك لك، تستطيع نقلها وحفظها بأي طريقة تشاء، لذلك أتحنا لك خاصية بإمكانك من خلالها نسخ قواعد بياتك في دفاتر على خدمات التخزين السحابية الشهيرة مثل دروب بوكس وقوقل درايف وذلك بالفترة والتكرار الذي يناسبك، مرة كل ساعة أو كل أسبوع مثلا.

النسخ الاحتياطي المتقدم

نقوم بعمليات النسخ الاحتياطي المتقدم على وحدات تخزين منفصلة لبيانات كل منشأة على حدة بشكل يمكننا من استرجاعها مشفرة في حال مسحت أو تم تغييرها بقصد أو بدون، وذلك كل 3 أيام مع إمكانية تقليل هذه الفترة بحسب ما تقتضيه ظروف المنشأة وحاجتها مقابل تكاليف رمزية إضافية.

قوة الكبار ومرونة الصغار

أن تكون المنشأة صغيرة يعني أن تبقى مرنة خفيفة غير مثقلة بالتعقيدات الإدارية وأن تكون بقوة الكبار يعني أن تمتلك من التقنيات ما يساعدها على المنافسة تماما كما ينافس الكبار دون الحاجة لدفع كل تلك التكاليف الباهضة لامتلاك هذه التقنيات.

متعدد الشركات

تتيح لك دفاتر إمكانية إدارة أكثر من شركة أو منشأة من نفس الحساب، مع إبقاء بيانات كل منشأة منفصلة كحساباتها الرئيسية أو بيانات الموظفين أو غيرها من البيانات الأخرى، وذلك لا يعني بأن صلاحيات الاطلاع على هذه البيانات متاح للجميع وإنما بحسب ما تقوم بتكييفه أنت بما يتناسب وبيئة العمل لديك.

متعدد الأنشطة

مهما كان نوع نشاط شركتك، التجزئة، أو الخدمات، أو التصنيع، أو مبيعات الجملة والتوزيع، يمكنك إدارتها من دفاتر، كما يمكنك من إدارة أكثر من شركة بأكثر من نشاط مختلف مما يوفر لك المرونة التي تحتاجها من نظامك الإداري والمالي المثالي.

صلاحيات مرنة ومحكمة

اضبط صلاحيات المستخدمين المختلفين بحسب أدوارهم المختلفة بحسب الشركة أو النشاط، فنفس الشخص يمكنه تأدية أدوار مختلفة بصلاحيات مختلفة من نفس الحساب في أكثر من شركة بشكل مرن وسهل الإعداد.

التخصيص الكامل

يمكنك تخصيص جميع الشاشات والنماذج وإجراءات العمل ومخرجاتها المطبوعة في دفاتر وذلك لتتوافق مع ذوقك و هوية شركتك وبيئة عملها الخاصة، كما يمكن مقابل مبلغ إضافي يدفع لمرة واحدة من تصميم أي نوع من الوثائق أو الإجراءات التي لا تشملها دفاتر وتحتاجها منشأتك.

مزايا هامة أخرى

دفاتر منصة إدارية ومالية شاملة صممت للمنشأة العصرية وروعي فيها العديد من المزايا الهامة التي تسهل عملها. هذه بعض منها.

محرك المطابقة القانونية

لا داعي لمتابعة وثائق المنشأة القانونية الآن بشكل يدوي، إذ تساعدك هذه الميزة على متابعة تواريخ وصلاحية كامل وثائق المنشأة الإدارية والقانونية المهمة كالسجلات التجارية ورخص البلدية وغيرها، لتصلك أو الأشخاص المعنيين تنبيهات تنوه بضرورة تجديدها ومتابعتها

واجهة متعددة اللغات

يمكن استخدام دفاتر باللغتين العربية والانجليزية مع القدرة على التنقل اللحظي لوجهة الاستخدام بين اللغتين

تقارير تحليل الأعمال (BI)

توفر لك دفاتر نوعين من تقارير تحليل (ذكاء) الأعمال. النوع القياسي وهو متوفر في دفاتر المحاسبة، المبيعات، المشتريات، المخزون و الدعم الفني، كما توفر إمكانية للربط ببرامج ذكاء الأعمال المتقدمة مثل مايكروسوفت بي آي MicrosoftBI.

محرك إشعارات وتنبيهات

يمكنك من خلال هذه الأداة ربط عدد لا محدود من التنبيهات والاشعارات عن طريق الرسائل البريد الالكتروني بأي حدث أو تاريخ في أي وثيقة من وثائق المنشأة، كتواريخ تسديد الفواتير أو استلام المشتريات أو تسليم الطلبيات للعملاء.

Avada Admin

مولد التقارير العام

إيمانا بأهمية التقارير وتنوع احتياجاتها لدى المنظمة، وفرنا في دفاتر مولد تقارير مرن يمكن من خلاله استخراج أي معلومة يحتاجها مستخدم النظام، مع إمكانية حفظ هذه التقارير لاستخدامها لاحقا دون الحاجة لإعادة تصميمها. يتيح لك مولد التقارير إمكانية اختيار أي جدول في أي برنامج واختيار الأعمدة التي ترغب في إظهارها في التقرير وترشيح (فلترة) المخرجات ومن ثم تصدير البيانات المستخرجة عند تنفيذ التقرير بصيغة ملفات إكسل لتقوم بمعالجتها وإخراجها بالشكل الذي تحب.