مميزات دفاتر

نستعرض لك مجموعة من المزايا والوظائف الرائعة في نظام دفاتر الجديد، نظام دفاتر مليء بالخواص والمزايا وفي هذه الصفحة نستعرض جزء منها، يمكنك الإطلاع عليها في الأسفل وهي مقسمة على شكل مجموعات لتسهل عليك تنصيفها والوصول إلى ما تحتاجه بسهولة

منصة تعاون وتشارك

تعاون أفراد المنشأة في إنجاز مهامها وأعمالها وقدرتهم على التشارك في مجريات كل وثيقة يعملون عليها مع أفراد المنظمة هو أحد المزايا المهمة التي تتيحها لك دفاتر في كامل برامجها المختلفة، فكل سجل رقمي في دفاتر يتم التعامل معه كوثيقة يمكن إجراء العمليات التالية عليها، وذلك حتى لا يفقد أفراد شركتك المرونة الورقية التي تعودوا عليها.

Avada Admin

التعليق والتوسيم

كما كنا نستطيع التعليق على أي ورقة وكتابة ملاحظاتنا عليها لنقرأها لاحقا أو ينتبه لها من يلينا في العمل عليها، بإمكانك أن تكتب تعليقك على أي وثيقة في دفاتر، أو وضع توجيهك أو ردك بخصوص محتوياتها، كما بإمكان بقية المتعاملين مع الوثيقة وضع تعليقاتهم أيضا مع حفظ تسلسل الملاحظات وتواريخ كتابتها ومن قام بها، أما التوسيم فهو أحد الخصائص التي من خلالها يمكن وضع وسم أو عدة وسوم على أي وثيقة ليسهل الرجوع لها لاحقا. تماما كما كنا نفعل باللواصق الملونة التي نضعها على ملفاتنا الورقية.

Avada Admin

الإسناد والتكليف

أي سجل أو وثيقة بالإمكان إسنادها لأي مستخدم آخر، حيث سيصله تنبيه بخصوصها وتظهر له في قائمة المهام عند دخوله على دفاتر، مع القدرة على متابعة كل الوثائق التي قام المستخدم بإسنادها للآخرين من خلال شاشة قائمة المهام التي توضح له أيضا ما أسند إليه للعمل عليه، كل ذلك مع مراعاة منظومة الصلاحيات الخاصة بالمستخدم حتى لا يرى إلا ما يسمح له برؤيته بحسب نظام الصلاحيات في المنشأة، وهذه الخاصية مفيدة في حال إسناد وثيقة بالخطأ لشخص لا يحق له الاطلاع عليها، وهي طريقة جيدة للتعرف على أنواع الصلاحيات التي تحتاج لضبط بعد البدء في تطبيق دفاتر.

Avada Admin

محرك إجراءات العمل (Workflow)

دفاتر في صلبها ما هي إلا مجموعة كبيرة من الإجراءات المطبقة على أنواع الوثائق الشائعة والمهمة لأي منظمة، وهذا التطبيق الافتراضي لأي إجراء يكون على مستويين، إنشاء وحفظ (أولا) ثم اعتماد (ثانيا). محرك إجراءات العمل هو إحدى المزايا المهمة في دفاتر والتي تمكن المنشأة من تخصيص مسار أي من هذه الإجراءات لتصبح أكثر تفصيلاً وتوائم بيئة العمل فيها، ليصبح ممكنا مثلا، إنشاء ذات الوثيقة وحفظها (أولا)، ثم الموافقة عليها (ثانيا)، ثم اعتمادها (ثالثا) من قبل أشخاص مختلفين في كل مرة. بإمكانكم تخصيص الإجراءات في دفاتر كما يروق لكم وبحسب بيئة عمل المنشأة.

Avada Admin

الأرشفة الإلكترونية

تتيح هذه الميزة إمكانية إضافة عدد لا محدود من المرفقات لأي وثيقة أو سجل في دفاتر. المرفقات المسموح بإرفاقها هي ملفات الصور بأنواعها الشهيرة، أو البي دي إف PDF، مع العلم بأن مساحة التخزين الخاصة بكل عميل يمكن زيادتها بحسب الحاجة، مقابل تكاليف إضافية رمزية. هذه الميزة مهمة جدا لحفظ كامل صور ملفات المنشأة سواء الخاصة بها كصور التراخيص أو بموظفيها كالجوزات أو بعملياتها كصور فواتير الموردين.

الربط والتكامل

من المهم لأي نظام إدارة إلكتروني لشؤون المنشأة أن يكون منفتحا على أنظمة وبرامج العالم الخارجي، والتي عادة ما تكون متخصصة في أمور خارج إطار عمل أنظمة الـ ERP القياسية. دفاتر تتميز بقدرتها على الارتباط بالعديد من الأنظمة الخارجية و التكامل مع الأجهزة الضرورية لعمل المنشأة.

Avada Admin

الربط بأجهزة نقاط البيع

يمكن لدفاتر الارتباط مع برامج أجهزة نقاط البيع الشائعة في قطاع التجزئة، وذلك بغرض رفع فواتير المبيعات إلى الإدارة المالية في المنشأة ليتم متابعة العمل في منافذ التجزئة والبيع بشكل سلس ولحظي. وبغض النظر عن النظام التي تستخدمه منشأتك فإن دفاتر -غالبا- بإمكانها العمل معها إما بشكل افتراضي أو بشكل مخصص عند تطبيقك لدفاتر. تأكد من الحديث مع مستشارك من دفاتر عن هذه النقطة إذا ما كانت تهمك لمعرفة التفاصيل. كما يمكن لدفاتر أيضا قراءة سجلات الحضور والانصراف من الأجهزة المخصصة لذلك وذلك لبعض العلامات التجارية الشائعة مثل ZKTeco.

Avada Admin

قنوات الدفع الالكتروني

هل ترغب في أن يقوم عملائك بتسديد فواتيرك التي ترسلها لهم بشكل إلكتروني عن طريق الإيميل لتصلك مستحقاتك في حسابك البنكي مباشرة؟ تمكنك خاصية الربط بقنوات الدفع الإلكتروني المحلية من ذلك. نعمل مع مزودي خدمات الدفع الالكتروني الشهيرين في منطقة الشرق الأوسط مثل PayFort و HyperPay بالإضافة لحساب سداد المقدم من مؤسسة النقد العربي السعودي في المملكة العربية السعودية.

Avada Admin

بوابة الرسائل القصيرة

دفاتر تمكن من التواصل مع عملائك وموظفين من خلال نظام الرسائل القصيرة SMS من خلال حساب خاص بك يمكنك من تعبئة رصيده بالقدر والعدد الذي تريده من الرسائل بأسعار الرسائل الأساسية دون تكاليف إضافية من دفاتر. هذه الخاصية مهمة أيضا لترويج بضائعك وخدماتك لقائمة عملائك.

Avada Admin

مكتبة الربط البرمجي (API)

يتوفر في دفاتر مكتبة ربط برمجي متكاملة تساعد مطوريك في ربط برامجك المحلية أيا كانت بمعلومات منشأتك المالية والإدارية على دفاتر، كما يمكننا التنسيق نيابة عنك مع أي جهة خارجية تطور لك أنظمة خاصة بهدف التمكين الأقصى لمنشأتك في متطلباتها البرمجية المختلفة.

أمن المعلومات

استخدام النظم السحابية أصبح آمنا من خلال تقنيات أمن المعلومات المتقدمة والتي تساعد على المحافظة على بياناتك من السرقة أو الضياع. نطبق في دفاتر أحدث هذه التقنيات إيمانا بأن ثقتكم هي العملة المهمة في تعاملكم معنا.

Avada Admin

كلمات سر المرة الواحدة (OTP)

إحصل على مستوى آمن للدخول على بياناتك يوازي الأنظمة والتطبيقات البنكية التي تقوم بإرسال كلمات سر نصية على رقم الجوال (الهاتف المتحرك) الخاص بالمستخدم في كل مرة يستخدم فيها موظفوك النظام، وهي خاصية بإمكانك فرضها على كل المستخدمين أو بعضهم بحسب ما تقتضيه مصلحة المنشأة.

Avada Admin

التشفير الكامل (SSL)

تتيح لك هذه الخاصية انتقال معلوماتك من مراكز بيانات دفاتر وأجهزتها الخادمة إلى متصفح الإنترنت الذي تستخدمه بشكل مشفر مما يصعب اختراق هذه البيانات عند انتقالها وحركتها خلال شبكة الانترنت وصولا إليك. تستخدم هذه التقنية عادة من قبل العديد من الأنظمة الحساسة كالأنظمة العسكرية أو البنكية.

Avada Admin

النسخ الاحتياطي الشخصي

نؤمن بأن بياناتك في دفاتر هل ملك لك، تستطيع نقلها وحفظها بأي طريقة تشاء، لذلك أتحنا لك خاصية بإمكانك من خلالها نسخ قواعد بياتك في دفاتر على خدمات التخزين السحابية الشهيرة مثل دروب بوكس وقوقل درايف وذلك بالفترة والتكرار الذي يناسبك، مرة كل ساعة أو كل أسبوع مثلا.

Avada Admin

النسخ الاحتياطي المتقدم

نقوم بعمليات النسخ الاحتياطي المتقدم على وحدات تخزين منفصلة لبيانات كل منشأة على حدة بشكل يمكننا من استرجاعها مشفرة في حال مسحت أو تم تغييرها بقصد أو بدون، وذلك كل 3 أيام مع إمكانية تقليل هذه الفترة بحسب ما تقتضيه ظروف المنشأة وحاجتها مقابل تكاليف رمزية إضافية.

قوة الكبار ومرونة الصغار

أن تكون المنشأة صغيرة يعني أن تبقى مرنة خفيفة غير مثقلة بالتعقيدات الإدارية وأن تكون بقوة الكبار يعني أن تمتلك من التقنيات ما يساعدها على المنافسة تماما كما ينافس الكبار دون الحاجة لدفع كل تلك التكاليف الباهضة لامتلاك هذه التقنيات.

Avada Admin

متعدد الشركات

تتيح لك دفاتر إمكانية إدارة أكثر من شركة أو منشأة من نفس الحساب، مع إبقاء بيانات كل منشأة منفصلة كحساباتها الرئيسية أو بيانات الموظفين أو غيرها من البيانات الأخرى، وذلك لا يعني بأن صلاحيات الاطلاع على هذه البيانات متاح للجميع وإنما بحسب ما تقوم بتكييفه أنت بما يتناسب وبيئة العمل لديك.

Avada Admin

متعدد الأنشطة

مهما كان نوع نشاط شركتك، التجزئة، أو الخدمات، أو التصنيع، أو مبيعات الجملة والتوزيع، يمكنك إدارتها من دفاتر، كما يمكنك من إدارة أكثر من شركة بأكثر من نشاط مختلف مما يوفر لك المرونة التي تحتاجها من نظامك الإداري والمالي المثالي.

Avada Admin

صلاحيات مرنة ومحكمة

اضبط صلاحيات المستخدمين المختلفين بحسب أدوارهم المختلفة بحسب الشركة أو النشاط، فنفس الشخص يمكنه تأدية أدوار مختلفة بصلاحيات مختلفة من نفس الحساب في أكثر من شركة بشكل مرن وسهل الإعداد.

Avada Admin

التخصيص الكامل

يمكنك تخصيص جميع الشاشات والنماذج وإجراءات العمل ومخرجاتها المطبوعة في دفاتر وذلك لتتوافق مع ذوقك و هوية شركتك وبيئة عملها الخاصة، كما يمكن مقابل مبلغ إضافي يدفع لمرة واحدة من تصميم أي نوع من الوثائق أو الإجراءات التي لا تشملها دفاتر وتحتاجها منشأتك.

مزايا هامة أخرى

دفاتر منصة إدارية ومالية شاملة صممت للمنشأة العصرية وروعي فيها العديد من المزايا الهامة التي تسهل عملها. هذه بعض منها.

Avada Admin

محرك المطابقة القانونية

لا داعي لمتابعة وثائق المنشأة القانونية الآن بشكل يدوي، إذ تساعدك هذه الميزة على متابعة تواريخ وصلاحية كامل وثائق المنشأة الإدارية والقانونية المهمة كالسجلات التجارية ورخص البلدية وغيرها، لتصلك أو الأشخاص المعنيين تنبيهات تنوه بضرورة تجديدها ومتابعتها

Avada Admin

واجهة متعددة اللغات

يمكن استخدام دفاتر باللغتين العربية والانجليزية مع القدرة على التنقل اللحظي لوجهة الاستخدام بين اللغتين

Avada Admin

تقارير تحليل الأعمال (BI)

توفر لك دفاتر نوعين من تقارير تحليل (ذكاء) الأعمال. النوع القياسي وهو متوفر في دفاتر المحاسبة، المبيعات، المشتريات، المخزون و الدعم الفني، كما توفر إمكانية للربط ببرامج ذكاء الأعمال المتقدمة مثل مايكروسوفت بي آي MicrosoftBI.

Avada Admin

محرك إشعارات وتنبيهات

يمكنك من خلال هذه الأداة ربط عدد لا محدود من التنبيهات والاشعارات عن طريق الرسائل البريد الالكتروني بأي حدث أو تاريخ في أي وثيقة من وثائق المنشأة، كتواريخ تسديد الفواتير أو استلام المشتريات أو تسليم الطلبيات للعملاء.

Avada Admin

مولد التقارير العام

إيمانا بأهمية التقارير وتنوع احتياجاتها لدى المنظمة، وفرنا في دفاتر مولد تقارير مرن يمكن من خلاله استخراج أي معلومة يحتاجها مستخدم النظام، مع إمكانية حفظ هذه التقارير لاستخدامها لاحقا دون الحاجة لإعادة تصميمها. يتيح لك مولد التقارير إمكانية اختيار أي جدول في أي برنامج واختيار الأعمدة التي ترغب في إظهارها في التقرير وترشيح (فلترة) المخرجات ومن ثم تصدير البيانات المستخرجة عند تنفيذ التقرير بصيغة ملفات إكسل لتقوم بمعالجتها وإخراجها بالشكل الذي تحب.