قبل أن تبدأ في التطبيق، من الواجب أن تكون على دراية بالمصطلحات المستخدمة وبعض المفاهيم الأساسية في دفـاتــر.

المفاهيم الأساسية
الشركة

هذا المصطلح يمثل سجلات الشركة التي تستعين بنظام دفـاتــر.

بنفس الحساب، يمكنك إنشاء عدة شركات، تمثل كل منها كيانا قانونيا مختلفا.

المحاسبة ستختلف في كل شركة، لكنهم سيتشاركون في العملاء والموردين وسجلات الأصناف.

إعداد > شركة > +جديد شركة
العميل

كل إدخال يمثل عميلا. ويمكن للعميل أن يكون فردا أو منظمة ، يمكنك تسجيل بيانات اتصال متنوعة وعناوين عديدة لكل عميل.

دفترالبيع > عميل
المورد

تمثل مورد للسلع أو الخدمات ، شركة الهاتف الخاص بك تعتبر موردا وبذلك تكون مزودة لك بالمواد الخام ، مرة أخرى، يمكن للمورد أن يكون فردا أو منظمة ولها بيانات اتصال متنوعة وعناوين عديدة.

دفتر الشراء > مورد
الصنف

هو منتج أو منتج فرعي أو خدمة يمكن أن تشترى أو تباع أو تصنع وتكون معرفة بشكل منفرد.

دفترالمخزون > صنف
حساب

الحساب هو مظلة تضم تحتها كافة المعاملات المالية والتجارية ، على سبيل المثال، “نفقات السفر” تعد حسابا و “العميل ياسر” و “المورد وليد” كل هذه تعد حسابات ، ونظام دفـاتــر يعمل على إنشاء حسابات للعملاء والموردين تلقائيا.

دفترالحسابات > دليل الحسابات
عنوان

العنوان يمثل تفاصيل موقع العميل أو المورِّد. يمكن أن يتضمن بند العنوان مواقع مختلفة مثل المكتب الرئيسي والمصنع والمستودع والمتجر الخ.

دفتر البيع > عنوان
جهات الاتصال

جهة الاتصال قد تكون فرد يتبع أحد العملاء أو الموردين أو مجرد جهة اتصال مستقلة ، لكل جهة اتصال اسم وبيانات اتصال مثل البريد الإلكتروني ورقم الهاتف.

دفتر البيع > جهة اتصال
الاتصالات

قائمة بجميع الاتصالات التي تمت مع جهات الاتصال أو مشتري محتمل ، وتضاف جميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من النظام إلى جدول الاتصالات.

دعم > اتصالات
قائمة الأسعار

عبارة عن جدول بأسعار بيع صنف ما. وقد يكون للصنف الواحد أكثر من سعر بناء على العميل / المورد أو المنطقة الخ.

دفترالبيع > إعداد > قائمة الأسعار
دفتر الشراء > إعداد > قائمة الأسعار
المحاسبة
السنة المالية

تمثل السنة المالية أو السنة المحاسبية ، يمكنك تشغيل سنوات مالية متعددة في نفس الوقت ، كل سنة مالية لها تاريخ بداية وتاريخ نهاية ويتم تسجيل المعاملات فقط في هذه الفترة ، عند “اغلاق” السنة المالية، يتم تحويل أرصدتها إلى أرصدة “أول المدة” للسنة المالية التالية.

إعداد > المنظمة > السنة المالية
مركز التكلفة

مركز التكلفة هو بمثابة حساب، ولكن الفرق الوحيد هو أن بنيته تمثل أعمالك بشكل أكبر من الحسابات ،على سبيل المثال في دليل الحسابات، يمكنك فصل النفقات الخاصة بك بناء على النوع (نفقات السفر ونفقات التسويق..الخ). ولكن في دليل مراكز التكلفة، يمكنك الفصل بينهم عن طريق جعل نفس المصروف يخص أكثر من منتج أو مشروع أو عملية (على سبيل المثال: البيع من خلال الإنترنت والبيع بالتجزئة ، مصروف صيانة للمشروع “أ “أو للمشروع ” ب”)

دفترالحسابات >تخصيصات > دليل مراكز التكلفة
قيد يومية

هو مستند يحتوي مدخلات دفتر الأستاذ العام(GL) ومجموع الحركات الدائنة والمدينة لهذه الإدخالات نفسها. في دفـاتــر يمكنك تحديث المدفوعات الإيرادات، الخ، باستخدام قيد اليومية.

دفترالحسابات > قيد يومية
فاتورة المبيعات

فاتورة يتم ارسالها للعملاء عند تسلم أصناف (سلع أو خدمات).

دفتر الحسابات > فاتورة مبيعات
فاتورة الشراء

فاتورة ترسل للمورد عند تسلم أصناف (سلع أو خدمات).

دفتر الحسابات > فاتورة شراء
عملة الصرف

يسمح لك تطبيق دفـاتــر بتسجيل المعاملات بعملات صرف متعددة. ولكن هناك عملة صرف واحدة لسجل الحسابات ، بينما يسمح التطبيق بأن تصدر الفواتير والمدفوعات بعملات مختلفة، يتم تحويل المبلغ إلى العملة الافتراضية طبقا لسعر الصرف المحدد.

إعداد > المنظمة > عملة
البيع
مجموعة العملاء

تصنيف للعملاء عادة ما يستند إلى قطاع من السوق.

دفتر البيع > إعداد (الشريط الجانبي) > مجموعة العملاء
مبادرة‏ بيع

وهو شخص يمكن أن يكون مصدرا للأعمال في المستقبل (مشتري محتمل). وبادرة البيع يمكن أن تولد فرصا (والتي قد تؤدي إلى عملية بيع).

دفتر البيع > مبادرة بيع
فرصة

عملية بيع محتملة ، (فهي فرصة لإكمال صفقة أعمال).

دفترالبيع > فرصة
أمر بيع

مذكرة تؤكد موافقة العميل على شروط التسليم وسعر الصنف (للمنتج أو الخدمة). وتتم عملية التسليم وكذلك يتم إنشاء أوامر الإنتاج والفواتير على أساس أوامر البيع.

دفترالبيع > أمر بيع
المنطقة

تصنيف للمنطقة الجغرافية لإدارة المبيعات ، يمكنك وضع أهداف معينة لكل منطقة، وترتبط كل عملية بيع بمنطقة محددة.

دفترالبيع > إعداد > إقليم
شريك المبيعات

هو موزع أو تاجر أو مؤسسة تابعة أو وكيل بالعمولة يعمل كطرف ثالث والذي عادة ما يبيع منتجات الشركة لقاء الحصول على عمولة.

دفترالبيع > إعداد > شريك المبيعات
مندوب المبيعات

شخص يتفاوض مع العميل ويتم الصفقات ، يمكنك عمل أهداف لمندوبي المبيعات وتمييزهم في المعاملات.

دفترالبيع > إعداد > مندوب مبيعات
الشراء
أمر الشراء

عقد معطى لأحد الموردين لتسليم أصناف محددة بتكلفة وكمية وتواريخ محددة وشروط أخرى.

دفتر الشراء > أمر الشراء
طلب المواد

طلب يتم عمله بواسطة مستخدم النظام أو يتم إنشاؤه تلقائيا بواسطة نظام دفـاتــر على أساس الكمية المتاحة بالمخزون أو الكمية المتوقعة في خطة الإنتاج لشراء مجموعة من الأصناف.

دفترالشراء > طلب المواد
دفتر المخزون
المستودع

هو مكان يتم تخزين مدخلات المخزون به.

دفترالمخزون > مستودع
ادخال المخزون

هي مواد يتم نقلها من مستودع إلى مستودع آخر.

دفترالمخزون > ادخال مخزون
سند تسليم

هي قائمة بالأصناف المعدة للشحن توضح كمية كل صنف منها ، ويستخدم إيصال الاستلام في سحب مخزون الأصناف من المستودع الذي يتم الشحن منه ، عادة ما يحرر سند التسليم من خلال أمر البيع.

دفترالمخزون > سند تسليم
إيصال شراء

هو إيصال يفيد بأن مجموعة معينة من الأصناف تم استلامها من المورد ، وعادة ما يحرر إيصال الشراء من خلال أمر الشراء.

دفترالمخزون > إيصال شراء
الرقم التسلسلي

رقم مميز يعطى لوحدة معينة من صنف ما.

دفترالمخزون >تخصيصات > الرقم التسلسلي
دفعة

رقم يعطى لمجموعة من وحدات صنف معين والذي بالامكان شراؤه أو تصنيعه في مجموعة.

دفترالمخزون >تخصيصات> الدفعة
دفتر أستاذ المخزون

جدول موحد لجميع حركات المواد من مستودع إلى آخر ، هذا هو الجدول الذي يتم تحديثه عندما يتم إنشاء إدخال مخزون، وإيصال استلام وإيصال الشراء وفاتورة مبيعات.

تسوية المخزون

عملية تحديث بيانات المخزون من عدة أصناف من خلال ملف جدول بيانات (CSV).

دفترالمخزون >أدوات > تسوية المخزون (في الشريط الجانبي)
فحص الجودة

هي مذكرة الهدف منها تسجيل معايير معينة لصنف محدد وقت استلامه من المورد، أو تسليمه للعملاء.

دفترالمخزون > أدوات > فحص الجودة
مجموعة الأصناف

تصنيف للأصناف.

دفت المخزون > إعداد > مجموعة الصنف
إدارة الموارد البشرية
الموظف

هو سجل لشخص من موظفي الشركة سواء كان مستوظفا لديها في الحاضر أو ​​الماضي.

دفتر الموارد البشرية > موظف
طلب إجازة

هو سجل لطلب إجازة سواء تمت الموافقة عليه أو تم رفضه.

دفتر الموارد البشرية > نموذج إجازة
نوع الإجازة

نوع الإجازة (مثال، إجازة مرضية، إجازة اضطرارية، إلخ)

دفتر الموارد البشرية > إعدادات الإجازة (الشريط الجانبي) > نوع الإجازة
معالجة مسيرالرواتب

أداه تساعد على إنشاء قسائم مرتبات متعددة للموظفين.

دفتر الموارد البشرية > إعداد الرواتب > معالجة مسير الرواتب
قسيمة الراتب

سجل الراتب الشهري الممنوح لموظف معين.

دفتر الموارد البشرية > قسيمة الراتب
هيكل الرواتب

قالب يحدد جميع مكونات رواتب العاملين (الأرباح) واقتطاعات الضمان الاجتماعي وغيرها.

دفتر الموارد البشرية > إعداد الرواتب > هيكل الرواتب
تقييم

سجل أداء الموظف خلال فترة محددة على أساس معايير معينة.

دفترالموارد البشرية > تقييم
قالب التقييم

قالب يسجل المعايير المختلفة لأداء الموظف ودرجة التقييم الحاصل عليها حسب الفئة التي ينتمي إليها الموظف.

دفترالموارد البشرية > إعدادات الموظف > قالب التقييم
دفتر التصنيع
جدول المواد

قائمة بالعمليات والمواد المطلوبة وكمياتها بحسب ما يلزم لإنتاج صنف آخر. يستخدم جدول المواد لتخطيط المشتريات وتقدير تكاليف المنتجات.

(BOM)دفترالتصنيع > جدول المواد
محطة العمل

هو المكان التي تجري فيه عمليات قائمة المواد ، وهو مفيد لحساب تكلفة المنتج المباشرة.

دفتر التصنيع > محطة العمل
أمر إنتاج

وثيقة تشير إلى إنتاج (تصنيع) صنف معين بكميات محددة.

دفتر التصنيع > أمر إنتاج
أداة تخطيط الإنتاج

أداة تقوم بإنشاء أوامر الإنتاج وطلبات الشراء تلقائيا على أساس أوامر البيع المفتوحة في فترة معينة.

دفترالتصنيع >تخطيط الانتاج > أداة تخطيط الإنتاج
موقع الانترنت
المدونات

وهي عبارة عن مقالة قصيرة تظهر في قسم “التدوين” بالموقع الذي يتم إنشاءه من خلال برنامج دفـاتــر. يذكر أن المدونة أو بلوج هي اختصار لعبارة “ويب لوج”.

الموقع > نشرالمدونة
صفحة ويب

هي صفحة ويب لها عنوان URL منفرد (عنوان ويب) على الموقع الذي يتم إنشاءه من خلال برنامج دفـاتــر.

موقع الانترنت > صفحة ويب
الاعدادات الافتراضية والشاملة

هذا هو الجزء حيث تقوم بتعيين قيم افتراضية لمعايير شتى للنظام.

إعداد > أدوات > الاعدادات الافتراضية والشا
طباعة عنوان

عنوان يمكن تعيينه للمعاملة بغرض الطباعة فقط. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في طباعة قائمة أسعار تحت عنوان مثل “عرض أسعار” أو “فاتورة شكلية”.

إعداد > الطباعة > طباعة عنوان
الشروط والأحكام

نص يمثل شروطك في العقد.

إعداد > الطباعة > الشروط والأحكام
وحدة القياس (UOM)

تحدد وحدة قياس الكمية لكل صنف. على سبيل المثال (كلغ، عدد، زوج، حزمة) الخ

دفتر المخزون > إعداد > وحدة القياس