إعدادات الإجازة

واجهة الاستخدام

تقوم اعدادات الإجازة بتجهيز الموارد البشرية بالبيانات الاساسية طبقا للوائح المؤسسة والمرتبطة بالعمليات التى تخص اجازات الموظفين  داخل المؤسسة و لمتابعة العمل على النظام و منها “نوع الإجازة , تحديد الاجازات لمجموعة من الموظفين  , تحديد الاجازات لكل موظف على حده , تحديد قائمة العطل طبقا للوائح المؤسسة  …. الخ” و غيره من البيانات التى تدير عملية الاجازات داخل المؤسسة تنقسم تلك المنطقة الى قسمين (قسم خاص بالاعدادات و القسم الاخر خاص برفع الحضور للموظفين) و فيما يلى شرح لكل صفحة داخل تلك المنطقة.

2015-04-14_09-41-29 New Emp 1st


أولا:رفع الحضور

 لإدخال الوظائف انتقل إلى:

دفتر الموارد البشرية  > اعدادات الإجازة >  رفع الحضور
Toggle

واجهة الاستخدام

 تستخدم تلك الواجهة فى عملية رفع الحضور الخاص بالموظفين التابعين لشركة معينة عن طريق إحدى الملفات (CSV  أو Excel) و فيما يلى كيفية استخدام الواجهة لرفع الحضور:

 الخطوة الاولى : تحميل قالب

 تحميل ملف الحضور من النظام و ذلك عن طريق اختيار الشركة المراد تحميل ملف الحضور و الانصراف لموظفيها من القائمة المنسدلة “شركة” , و بالضغط على زر “الحصول على قالب”  سيقوم  المتصفح بتحميل الملف و حفظه فى المكان المخصص بالملفات التى تم تحميلها من خلال المتصفح و من ثم يمكن التعامل مع الملف

الخطوة الثانية: تحضير الاستيراد

  بعد الانتهاء من التعديل على ملف الحضور يُمَكِن النظام المُستخدِم من رفع الملف من خلال تلك الواجهة عن طريق الضغط على زر “استعراض” , ستظهر شاشة منبثقه لتمكنك من تحديد مكان الملف المراد رفعه على النظام و بعد اختيار الملف سيظهر اسم الملف الذى تم اختياره فوق زر “استعراض” , و بعد الانتهاء من تحديد مكان الملف نقوم بالضغط على زر “مرفق” لتحميل الملف الى النظام

2

تنبيهات

  • زر حفظ الغرض منه جعل الشركة التى تم اختيارها من القائمة المنسدلة هى التى ستظهر عند فتح الشاشة فى اى وقت اّخر و ليس له علاقة بعملية رفع الملف الى النظام
  • النظام يقوم بتحميل الملف به الشهر و السنه طبقا للتاريخ الواقع فيهما عملية تحميل الملف
  • عند رفع ملف الموظفين اكثر من مره لنفس الشهر و نفس السنة و لكن مع بيانات مختلفه فى كل مره فإن اّخر مره تم رفع المف فيها هى التى ستظهر كبيانات حضور للموظفين

ثانيا:أداة تحديد الإجازات

للولوج الى واجهة المستخدم انتقل إلى:

دفتر الموارد البشرية > اعدادات الإجازة > أداة تحديد الاجازات
Toggle

واجهة الاستخدام

  تستخدم تلك الواجهة فى  تحديد و تخصيص رصيد الاجازات  لمجموعة  معينة او لكل الموظفين داخل المؤسسة  و فيما يلى كيفية استخدام الواجهة:

الخطوة الاولى : تحديد الموظفين

 يتيح النظام للمستخدم تحديد مجموعة الموظفين الذين سيتم تطبيق و تخصيص نوع الاجازة لهم  عن طريق مجموعة من القوائم المنسدلة و هى (نوع الموظف – فرع – قسم – المسمى الوظيفى – درجة) و ذلك لتخصيص مجموعة معينة اما اذا اراد المستخدم تفعيل هذا الرصيد الى جميع موظفين المؤسسة فما عليه الا ترك تلك القوائم فارغة

الخطوة الثانية: تحديد الاجازة و تخصيصها

بعد ان انتهينا من تحديد الموظفين الاّن نقوم بتحديد رصيد الاجازة المراد الحاقها بالموظفين و ذلك من خلال اختيار السنة المراد تحديد رصيدها  من القائمة المنسدله “السنة المالية” و اختيار نوع الاجازة مثل (اعتيادى – عارضة – مرضى …..إلخ) من القائمة المنسدلة “نوع الاجازة” و تحديد عدد الايام المسموحة كرصيد اجازات لنوع الاجازة الذى تم اختياره من خلال الحقل النصى “أجازات جديدة مخصصة(بالأيام)” و بعد ذلك يتم الضغط على زر تخصيص ليطبق على النظام

 أما بالنسبة للحقل الاختيارى المسمى ب” نقل” فهو الهدف منه ترحيل الرصيد المتبقى من السنة السابقة  من نفس نوع الاجازة الذى تم اختياره لأى موظف داخل المجموعة المختاره  الى الرصيد الجديد الذى  سيقوم المستخدم بتخصيصة للموظفين فى السنة الجديده

2015-04-14_09-41-29 New Emp 1st

تنبيهات

  • زر حفظ الغرض منه جعل البيانات التى تم اختيارها من القوائم المنسدلة هى التى ستظهر عند فتح الشاشة فى اى وقت اّخر و ليس له علاقة بعملية تحديد رصيد الاجازات داخل النظام
  • القوائم المنسدلة (السنة المالية – نوع الاجازة) إلزامية لإتمام عملية تخصيص رصيد الاجازة
  • لا يجوز تجاوز الحد الاقصى المسموح  لنوع الاجازة و الذى يتم تحديده من واجهة  نوع الاجازة

ثالثا:تحديد الإجازات

للولوج الى واجهة المستخدم انتقل إلى:

دفتر الموارد البشرية > اعدادات الإجازات > تحديد الإجازات
Toggle

واجهة الاستخدام

 تستخدم تلك الواجهة فى تحديد و تخصيص رصيد الاجازات لموظف و تختلف تلك الواجهة عن الاخرى فى انها تقوم بتحديد الرصيد لكل موظف على حده و ليس لمجموعة من الموظفين و ذلك للموظفين  المشتغلين بوظيفه ذو طبيعة خاصة او الملتحقين بالمؤسسة بعد ابتداء السنه و بعد الانتهاء من تجهيز رصيد الاجازات …إلخ و فيما يلى كيفية التعامل مع تلك الواجهة:

عند الذهاب الى تلك الواجهة نجد ان هناك قائمة تضم مجموعة من الارصده التى تم تخصيصها للموظفين و هنا يظهر امامنا رصيد اجازات تم تحديده من قبل و لكيفية ادخال رصيد جديد يجب الضغط على زر “+جديد” المتواجد فى القائمةالملونة باللون الرمادى

2015-04-14_09-41-29 New Emp 1st

 بعد الضغط ستظهر الواجهة التاليه و التى تتيح للمستخدم تخصيص رصيد اجازات نوع معين من خلال اختيار الموظف من الحقل البحثى “موظف” و بعد الاختيار سيظهر اسم الموظف فى الحقل المعنونب”اسم الموظف” و من ثم اختيار نوع الاجازة من القائمة المنسدلة “نوع الاجازة” , و اختيار السنة المالية من قائمة “السنة المالية”

 و بأختيار الحقل الاختيارى “نقل” يقوم النظام بإظهار المتبقى من رصيد الاجازات السنة السابقة  فى حقل “نقل الاجازات المرحلة مع امكانية تغيير ذلك الرصيد عن طريق وضع قيمة مخالفة فى “حقل “نقل الإجازات المرحلة”

و لإضافة رصيد الإجازة الجديده نقوم بوضع القيمة كعدد ايام داخل الحقل “إجازات جديدة مخصصة” و بعد ذلك سيظهر فى الحقل “مجموع الاجازات المحجوزة” عدد ايام الاجازات الجديده + عدد ايام   الاجازات المرحلة و بالضغط على حفظ يقوم النظام بحفظ البيانات المدخلة الى ان يتم اعتمادها فى وقت لاحق اذا كان الغرض هو تجهيز   رصيد اجازات لسنة لاحقة

و يمكن اعتماد الاجازة بمجرد حفظها بالضغط على زر اعتماد و الذى يظهر بدوره بعد الضغط على حفظ

2015-04-14_09-41-29 New Emp 1st

تنبيهات

  • رصيد الإجازات لا يتم العمل به إلا إذا اعتمد الرصيد
  • لا يجوزتجاوزالاجازات الجديدة المخصصة الحد الأقصى المسموح للإجازة و الذى تم تعيينة من واجهة نوع الإجازة
  • يجوز تجاوز الحد الأقصى المسموح  مع عدم الاخلال بالتنبية السابق فى حالة ان يكون التجاوز فى مجموع الاجازات المرحلة و الجديدة معا
  • تاريخ الإدخال هو تاريخ اليوم الذى تم تخصيص رصيد الاجازات فيه و لا يجوز تغييره من قبل المستخدم

رابعا: نوع الإجازة

للولوج الى واجهة المستخدم انتقل إلى:

دفتر الموارد البشرية > اعدادات الإجازة > نوع الإجازة
Toggle

واجهة الاستخدام

 تستخدم تلك الواجهة فى تحديد انواع الإجازات التى تستخدمها المؤسسة  و التى سيترتب عليها اى تعامل مع الإجازات  من حيث (تحديد و تخصيص الرصيد – طلب اجازة من قبل الموظف ….إالخ) و لكى نقوم بإضافة انواع الاجازات نقوم بالضغط على زر “+جديد”

2015-04-14_09-41-29 New Emp 1st

 بعد الضغط ستظهر الواجهة التاليه و التى تتيح للمستخدم ادخال المسميات المختلفة لأنواع الإجازات و هناك خصائص لكل نوع اجازة و فيما يلى سنرى كيفية الادخال و ما هى الخصائص المتاحة للإجازة:

يجب اولا كتابة اسم نوع الإجازة المراد تسجيلها على النظام من خلال حقل “اسم نوع الإجازة” و بعد ذلك يتيح النظام للمستخدم تحديد الحد الأقصى المسموح لنوع الإجازة ليتم تسجيله فيما بعد للموظفين كرصيد إجازات ,و هناك ثلاث حقول اختياريه و هى كالتالى:

  • حقل “هل هو مرحل” و الغرضمن هذا الحقل تحديد اذا كان نوع الإجازة يجوز ترحيلة ام لا
  • حقل “هل هى إجازة غير مدفوعة” و الغرض من هذا الحقل هو تحديد اذا كان نوع الإجازة غير مدفوع ام لا و ذلك ليتم معرفة ان كان هذا النوع سيتم خصمة من الراتب ام لا
  • حقل”السماح برصيد سالب” و الغرض من هذا الحقل هو امكانية ادخال الرصيد بالسالب و ذلك فى حالة التسويات بين الارصده

و بعد الانتهاء يجب الضغط على زر حفظ لاتمام عملية الإدخال

2015-04-14_09-41-29 New Emp 1st

تنبيهات

  • لا يجوز ادخال مسافات كإسم لنوع الإجازة
  • لا يجوز تكرار إسم نوع الإجازة
  • لا يجوز حذف نوع إجازة مستخدم فى النظام

خامسا: قائمة العطل

للولوج الى واجهة المستخدم انتقل إلى:

دفتر الموارد البشرية > اعدادات الإجازة > قائمة العطل
Toggle

واجهة الاستخدام

 تستخدم تلك الواجهة فى  ادخال قائمة العطل طبقا للوائح الشركة  او المؤسسة و التى منها كمثال (الاجازة الاسبوعية – الاجازات الرسمية ….. إلخ)   و ذلك من خلال الضغط على زر “+جديد” المتواجد فى “واجهة  قائمة “قائمة العطل

2015-04-14_09-41-29 New Emp 1st

 بعد الضغط ستظهر الواجهة التاليه و التى تتيح للمستخدم ادخال ايام العطل المختلفة  من خلال تحديد اسم القائمة من حقل “اسم قائمة العطل” و من خلال الحقل الاختيارى “الإفتراضى” يمكن جعل تلك القائمة هى التى تظهر كقائمة افتراضية فى الحقول البحثيه لقائمة العطل فى الواجهات الاخرى و ايضا تحديد السنه التى سيطبق عليها تلك القائمة من القائمة المنسدلة “السنة المالية” , و بعد ذلك يتيح النظام ان تضيف العطلة الاسبوعية و ان تضيف ايضا ايام منفردة كيوم العيد الوطنى او اجازة عيد الفطر و غيرها و فيما يلى كيفية اضافة العطلة الاسبوعية:

بعد ما ادخلنا الخطوات السابقة نقوم بإختيار اسم اليوم من القائمة المنسدلة “العطلة الاسبوعية” و التى تحتوى على اسماء ايام الاسبوع , بعد ذلك نقوم بالضغط على زر “الحصول على مواعيد العطل الاسبوعية” و من ثم سيقوم النظام بعرض جميع التواريخ التى توافق ذلك اليوم طبقا للسنة التى تم اختيارها و نكرر تلك العملية ليوم اّخر اذا كانت المؤسسة لديها يومان او اكثر كعطلة اسبوعية و بالضغط  على زر حفظ الملون بالازرق بعد الانتهاء من ادخال البيانات يقوم النظام بحفظ العطل الاسبوعية.

و لإضافة ايام منفرده نقوم بالضغط على إضافة صف جديد فى الجدول المسمى “العطل” و بعد ذلك نقوم بكتابة اسم العطلة فى حقل “وصف” و تحديد التاريخ من حقل “تاريخ” و الضغط على الزر الملون  بالأخضر  و بعد الانتهاء من ادخال البياناتو بالضغط على زر حفظ  يقوم النظام بحفظ البيانات

2015-04-14_09-41-29 New Emp 1st

تنبيهات

  • لا يجوز ادخال مسافات كاسم قائمة العطل
  • لا يجوز تكرار اسم قائمة العطل
  • لا يجوز حذف قائمة عطل مستخدمة فى النظام

سادسا: قائمة حظر الإجازات

للولوج الى واجهة المستخدم انتقل إلى:

دفتر الموارد البشرية > اعدادات الإجازة> قائمة حظر الإجازات
Toggle

واجهة الاستخدام

 تستخدم تلك الواجهة فى ادخال الفترات الزمنية  التى يحظر على الموظف طلب إجازة فيها و ذلك لطبيعة تلك الفتره من اهمية كفترة اغلاق السنة المالية بالنسبة للمحاسبين فتلك الفتره تعتبر ذات اهمية قصوى  و يجب ان يتواجد موظفين الحسابات فى تلك الفتره للقيام بعملية إغلاق السنة الماليه و اصدار الميزانيات و لذلك يتيح النظام بإدخال الفترات الزمنية التى يحظر على الموظفين طلب اجازة بها و للقيام بذلك نقوم بالضغط على زر “+جديد” و الذى يقوم بفتح نافذه جديده لإدخال تفاصيل قائمة الحظر

2015-04-14_09-41-29 New Emp 1st

 بعد الضغط ستظهر الواجهة التاليه و التى تتيح للمستخدم ادخال تفاصيل القائمة من خلال  تعيين اسم القائمة من خلال حقل “اسم قائمة حظر الإجازات و اختيار السنة من الحقل البحثى “سنة” و ايضا تحديد الشركة من خلال الحقل البحثى “شركة” واذا كانت القائمة سيتم تطبيقها على جميع الاقسام داخل الشركة يتم وضع علامة فى الحقل الاختيارى “ينطبق على شركة” و اذا كانت تلك القائمة المراد منها تطبيقها على قسم معين فيجب ترك الحقل الاختيارى “ينطبق على شركة” فارغا, بعد ذلك من خلال منطقة -أيام المنع –و من جدول “تواريخ قائمة حظر الاجازات”  يتم تحديد التواريخ التى يحظر على الموظفين طلب اجازة فيها من خلال تحديد تاريخ المنع و سبب الحظر , و يتيح النظام استثناء من القاعده لبعض مستخدمين النظام و الذى يتم تحديدهم من قبل مدير النظام بأن يعتمدوا بعض طلبات الاجازة التى تقع داخل تاريخ محظور و ذلك استثناء من القاعدة و ذلك من خلال منطقة -السماح للمستخدمين-  عن طريق اضافة اسماء المستخدمين المنوطين بإعتماد الاجازات كإستثناء فى ايام الحظر و بالضغط  على زر حفظ الملون بالازرق بعد الانتهاء من ادخال البيانات يقوم النظام بحفظ قائمة الحظر داخل النظام

2015-04-14_09-41-29 New Emp 1st

تنبيهات

  • لا يجوز ادخال مسافات كإسم لقائمة الحظر
  • لا يجوز تكرار اسم قائمة الحظر