إعدادات السجل الرئيسي للموردين

الموردون هم شركات أو أفراد يمدونك بالمنتجات أو الخدمات. يتم التعامل معهم بنفس طريقة التعامل مع العملاء في دفـاتــر. يمكنك إنشاء مورد جديد عن طريق:

دفتر الشراء > مورد> جديد مورد
Toggle

user_guide_48

جهات الاتصال والعناوين

يتم تخزين الأسماء والعناوين في دفـاتــر بشكل منفصل بحيث يمكنك ربط جهات اتصال أو عناوين متعددة بالعملاء والموردين. لإضافة جهة اتصال أو عنوان اذهب إلى دفتر الشراء ، نخصيصات وانقر على “جهة اتصال” أو “عنوان”.

تلميح: عند تحديد مورد في أي عملية، يتم تحديد جهة اتصال وعنوان واحد مسبقا. وهذه هي “جهة الاتصال أو العنوان الافتراضي”. لذلك تأكد من ضبطك الإعدادات الافتراضية بشكل صحيح!
Toggle

وإذا أردت إنشاء حساب في شركة أخرى، قم فقط بتغير اسم الشركة ومن ثم قم بحفظ المورد مرة أخرى

دفترالشراء > جهة اتصال > جديد جهة اتصال
Toggle

user_guide_49

يمكنك أيضا الاستيراد من أداة استيراد البيانات

دليل الحسابات

يعد دليل الحسابات مخططا لمؤسستك. ويستند الهيكل العام لدليل الحسابات على نظام القيد المزدوج للحسابات الذي أصبح معيارا في جميع أنحاء العالم لتحديد أداء الشركة ماليا.

ويساعدك دليل الحسابات في الإجابة على الأسئلة التالية:

  • ما هي قيمة مؤسستك؟
  • ما هو مقدار الديون؟
  • ما هو مقدار الربح المكتسب (وبالتالي مقدار الزكاة الواجبة)؟
  • ما هو مقدار البيع؟
  • ما هو المبلغ الذي يعوض نفقاتك؟

وباعتبارك مدير شركة، فلا شك أنك تدرك جيدا قيمة معرفة وضع أداء شركتك.

تلميح: إذا لم تكن لديك القدرة على قراءة وفهم الميزانية العمومية (ونعترف بأن هذا الأمر لربما استغرق وقتا طويلا لفهمه واكتشافه) فلا زالت هناك فرصة جيدة لبدء تعلم هذا الموضوع. تأكد بأن الأمر يستحق الجهد الذي ستبذله، ويمكنك أيضا أن تطلب مساعدة المحاسب في إعداد دليل الحسابات.
Toggle

البيان المالي لشركتك يمكن عرضه بسهولة في دفـاتــر. مثال على البيان المالي مذكور أدناه:

البيان المالي برنامج دفاتر

لتحرير شجرتك المحاسبية للحسابات في دفـاتــر انتقل إلى:

دفتر الحسابات > دليل الحسابات
Toggle

ويستخدم دليل الحسابات في ترتيب أسماء الحسابات على شكل شجرة تفرعية (سجل الحسابات الرئيس والمجموعات المتفرعة) والذي تتطلبه الشركة لإدارة دفاتر حساباتها. ويستخدم دفـاتــر في إعداد دليل حسابات مبسط لكل شركة قمت بإنشائها فيه، ولكن عليك تعديله وفقا لاحتياجاتك ومتطلباتك القانونية. ويعد دليل الحسابات لكل شركة وسيلة مفيدة في تصنيف المدخلات المحاسبية على أساس المتطلبات القانونية (كالامتثال للوائح الحكومية).

دعونا نستعرض المجموعات الرئيسية بدليل الحسابات.

user_guide_50-2

حسابات الميزانية العمومية

الميزانية العمومية تنقسم لثلاثة أقسام رئيسية الموجودات (الأصول) والالتزامات (الخصوم) وحقوق الملكية والتي تدل على قيمة شركتك في أي وقت من الأوقات. وعندما تبدأ أو تنتهي فترة مالية، يجب أن يكون مجموع الأصول مساوياً للالتزامات وحقوق الملكية.

المحاسبة: إذا كنت جديدا على مجال المحاسبة، سوف تتعجب، كيف يمكن للأصول أن تتساوى مع الخصوم وحقوق الملكية؟ وهذا يعني أن الشركة ليس لديها ما تملكه. هذا صحيح. فكافة “الاستثمارات” التي تمت بغرض تأسيس الشركة وشراء الأصول (مثل الأراضي، والأثاث، والآلات) هي مبالغ مستحقة للمالكين وتعد دينا على الشركة لصالح ملاكها. وإذا أرادت الشركة أن تغلق، فإنها ستكون بحاجة لبيع جميع الأصول وتسديد كافة الديون (بما في ذلك الأرباح) للمالكين، وتصفية نفسها تماما.
Toggle

جميع الحسابات تحت هذا البند تمثل أحد الأصول المملوكة من قبل الشركة مثل “الحساب المصرفي” و”الأراضي والممتلكات” و “الأثاث” أو الخصوم (أي أموال تدين بها الشركة للآخرين) مثل “أموال المالكين” و “الدين”، وغيرها.

هناك حسابين خاصين لنذكرهم هنا هما الحسابات المدينة (أموال عليك جمعها من العملاء) والحسابات الدائنة (أموال عليك دفعها للموردين) تحت بند الأصول والخصوم على التوالي.

حسابات الربح والخسارة

هي مجموعة حسابات الدخل والنفقات والتي تمثل المعاملات المحاسبية التي تمت خلال فترة محددة. خلافا لحسابات الميزانية العمومية، لا تمثل حسابات الأرباح والخسائر القيمة الصافية (الأصول)، بل تمثل بالأحرى كمية الأموال المنفقة والمجمعه في خدمة العملاء خلال هذه الفترة. لذا، ففي بداية ونهاية السنة المالية ستصبح قيمة هذه الحسابات صفرا. في نظام دفـاتــر من السهل إنشاء رسم بياني لتحليل الربح والخسارة. وتوضح الصورة أدناه مثال على رسم بياني لتحليل الربح والخسارة:

تحليلات مالية

(في اليوم الأول من السنة لم تقم بتحقيق أي ربح أو خسارة، ولكن لاتزال لديك الأصول، وبالتالي فإن حسابات الميزانية العمومية لن تصبح صفرا أبدا في بداية أو نهاية الفترة (

المجموعات ودفـاتــر الحسابات

هناك نوعان أساسيان من الحسابات في نظام دفـاتــر -وهما حساب المجموعة ودفتر الحسابات. ويمكن للمجموعات أن تحتوي على مجموعات فرعية ودفـاتــر حسابات بداخلها، في حين أن دفاتر الحسابات هي التفريعات الصغرى أو نهاية طرف كل جذع في الدليل المحاسبي الخاص بك، ولا يمكن تصنيفها بشكل أكثر تفصيلا. ويمكن إجراء المعاملات المحاسبية فقط على حسابات دفتر الحسابات(وليس على حسابات المجموعات).

معلومة: مصطلح “دفتر الحسابات” يشير إلى صفحة في سجل المحاسبة حيث يتم عمل الإدخالات. عادة ما يكون هناك دفتر حسابات لكل حساب (مثل العميل أو المورد). ملاحظة: دفتر الحسابات يسمى أحيانا “دفتر اليومية”.
Toggle

user_guide_52

أنواع الحسابات الأخرى

في نظام دفـاتــر، يمكنك أيضا تحديد المزيد من المعلومات عند إنشاء حساب جديد، وهذه الخاصية وجدت لمساعدتك في اختيار هذا الحساب المعين في سيناريو مثل حساب أصور أو حساب التزامات وليس له تأثير على الدليل ذاته.

إنشاء وتحرير الحسابات

لإنشاء حسابات جديدة، استعرض الدليل المحاسبي الخاص بك ثم انقر على مجموعة الحسابات التي تريد إنشاء حساب جديد بها. على الجانب الأيمن، سترى الخيارات “تحرير” أو “إضافة فرع” حساب جديد.

user_guide_53

خيار إنشاء حساب جديد سوف يظهر فقط إذا نقرت على حساب المجموعة (المجلد).

يقوم نظام دفـاتــر بإنشاء بنية قياسية لك عند إنشاء الشركة ولكن الأمر متروك لك لتعديل أو إضافة أو إزالة حسابات منها. عادة، ما قد ترغب في إنشاء حسابات لكل من

  • أنواع النفقات (السفر والرواتب والهاتف… الخ) تحت بند مصروفات.
  • أنواع المبيعات (على سبيل المثال، مبيعات المنتجات ومبيعات الخدمات وغيرها) تحت بند الدخل.
  • أنواع الأصول (الأبنية والآلات والأثاث وما إلى ذلك) ضمن الأصول الثابتة.