إعداد البريد الإلكتروني

تعد رسائل البريد الإلكتروني الجهاز العصبي للاتصالات التجارية وقد تم تصميم نظام دفـاتــر لتحقيق الاستفادة القصوى منها.

إرسال رسائل البريد الإلكتروني

يمكنك ارسال أية وثيقة في رسالة بريد إلكتروني من النظام، وذلك عن طريق النقر على زر “إرسال” في الشريط الجانبي الأيمن. ولكن للقيام بهذا، يتعين عليك أولا ضبط إعدادات البريد الإلكتروني الصادر في (خادم SMTP) تضاف جميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من النظام إلى جدول الاتصالات.

معلومة: ما هو الـ SMTP؟ هناك نوعان من خدمات البريد الإلكتروني، وهما إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني. هذه الرسائل يتم إرسالها عبر بروتوكول يسمى SMTP(بروتوكول نقل البريد البسيط) والخادم (الكمبيوتر) الذي يقوم بارسال البريد الإلكتروني الخاص بك إلى وجهته يسمى خادم SMTP.
Toggle

لإعداد البريد الصادر الخاص بك، انتقل إلى:

إعداد > البريد الإلكتروني > إعدادات البريد الصادر
Toggle
user_guide_68

قم بتعيين إعدادات خادم البريد الصادر من هنا. وهذه هي نفس الإعدادات التي سوف تستخدمها في Outlook أوThunderbird أو Apple Mail أو غيرها من تطبيقات البريد الإلكتروني. إذا كنت غير متأكد، تواصل مع مزود خدمة البريد الإلكتروني الخاص بك.

إنشاء تذاكر الدعم الفني من رسائل البريد الإلكتروني الواردة

أحد خواص تكامل البريد الإلكتروني المفيدة جدا بالنظام هي خاصية إمكانية تحويل رسائل البريد الإلكتروني الواردة في صندوق البريد الخاص بقسم الدعم لتذاكر دعم، بحيث يمكنك تتبع وتعيين ومراقبة مشاكل الدعم.

لإعداد خاصية تكامل البريد الالكتروني مع خدمة الدعم، انتقل إلى:

إعداد> البريد الإلكتروني > إعدادات بريد الدعم
Toggle

user_guide_69

لجعل دفـاتــر يسحب رسائل البريد الإلكتروني من صندوق بريدك، أدخل إعدادات POP3. (POP3  هو وسيلة لاستخراج رسائل البريد الإلكتروني من صندوق البريد الخاص بك، وينبغي أن يكون من السهل نسبيا معرفة إعدادات POP3  لديك). إذا كانت لديك أية مشاكل، اتصل بمزود خدمة البريد الإلكتروني الخاص بك. (إذا كنت ترغب في إعداد رد تلقائي، حدد مربع “إرسال رد تلقائي” وكلما أرسل شخص رسالة بريد الكتروني اليك، سيتم إرسال رسالة رد تلقائي له. يمكنك أيضا إضافة توقيع مخصص برسائلك الخاصة.

إعداد اشعار تلقائي على المستندات

يسمح لك دفـاتــر بارسال المستندات عبر البريد الالكتروني تلقائيا عند “التقديم” إلى جهة الاتصال المشار اليها في الوثيقة. لإعداد هذه الخاصية، انتقل إلى:

إعداد> أدوات > تفعيل/تعطيل إشعارات البريد الإليكترونى
Toggle

user_guide_70

ضع علامة في المربع المقابل للمعاملة التي تريد إرسالها عبر البريد الإلكتروني مباشرة عند “التقديم”، ثم قم بإضافة رسالة مخصصة إذا كنت تريد على هذه المستندات.

ملخصات البريد الإلكتروني

ملخصات البريد الإلكتروني تسمح لك بالحصول على تحديثات منتظمة حول مبيعاتك ونفقاتك والأرقام الهامة الأخرى وإرسالها مباشرة لصندوق البريد الوارد. قم بضبط التردد الخاص بك، ضع علامة في المربع المقابل للموضوع الذي تريد أن تتلقى فيه تحديثات أسبوعية وحدد هويات المستخدمين الذين تريد إرسال الملخص لهم. ملخصات البريد الإلكتروني تعد طريقة رائعة لكبار المديرين من أجل تتبع الأرقام الكبيرة مثل “المبيعات المحجوزة” أو “المبالغ المحصلة” أو “الفواتير المجمعة “وغيرها.

لإعداد ملخصات البريد الإلكتروني، انتقل إلى:

إعداد> خلاصة بريد الاليكترونى> جديد خلاصة بريد الاليكترونى
Toggle

user_guide_71