أداة استيراد البيانات

أداة استيراد البيانات هي وسيلة رائعة لرفع (أو تعديل) بيانات بكميات كبيرة إلى النظام، وخصوصاً البيانات الرئيسية. لفتح أداة استيراد البيانات، يمكنك الذهاب إلى إعدادا  أو الانتقال إلى المعاملة التي تريد استيرادها. إذا ما كان النظام يسمح باستيراد البيانات في هذه الحالة، سيكون زر استيراد البيانات منشطا:

user_guide_63-2

الأداة بها قسمين، واحد لتحميل القالب والثاني لرفع البيانات.

ملاحظة: يسمح فقط باستيراد المستندات المصنفة تحت بند المستندات الرئيسية أو أن خاصية استيراد المستندات بها مضبوطة
Toggle

1. تحميل القالب

يتم تخزين البيانات في نظام دفـاتــر في جداول، تشبه إلى حد بعيد جداول البيانات المؤلفة من أعمدة وصفوف من البيانات. كل كيان في نظام دفـاتــر يمكن أن يكون له جداول فرعية متعددة ومرتبطة معه أيضا. وترتبط الجداول الفرعية (جداول الابن) بالجداول الرئيسية (جداول الأب) بحيث تكون هناك قيم متعددة لأي خاصية. على سبيل المثال يمكن أن يكون للصنف أسعار متعددة أو فاتورة بها عدة أصناف وهكذا.

يمكنك استيراد كل جدول على حدة، أو جميع الجداول في وقت واحد. في الجدول الفرعي، يجب أن تذكر اسم الجدول الأب لهذا الصف في العمود المخصص لاسم الجدول “الأب” بحيث يعرف نظام دفـاتــر أي سعر صنف ترغب في تحديدها إذا كنت تقوم بالاستيراد بشكل منفصل.

user_guide_64

  • انقر على الجدول الذي تريد تحميله أو “كافة الجداول”
  • للتحرير المجمع، يمكنك النقر على “التحميل مع البيانات”

2. تعبئة القالب

بعد تحميل القالب، افتحه باستخدام أحد تطبيقات جداول البيانات واملء البيانات أسفل عناوين الأعمدة.

تعبئة القالب - برنامج دفاتر

ومن ثم قم بتصدير القالب أو احفظه كملف ذو قيم منفصلة بفاصلة (CSV)

تصدير القالب - برنامج دفاتر

3. رفع الملف ذو القيم المنفصلة بفاصلة (.csv)

أخيرا أرفق الملف ذو القيم المنفصلة بفاصلة (وامتداده .csv) من خلال اختيار الاختيار “اختر ملف” واضغط على زر “رفع واستيراد”.

رفع ملف القالب - برنامج دفاتر

ملاحظات:

  • تأكد من استخدام الترميز UTF-8 – إذا ما كان التطبيق يسمح بذلك.
  • حافظ على عمود المعرف فارغا للسجلات الجديدة.
  • تأكد من الاحتفاظ بالعمود المعدل فارغا كما هو الحال بالنسبة لعمود “كافة الجداول”.
  • ·    العمود “الأب” الزامي في حالة الجداول من نوع “الابن”.

4. تحميل جميع الجداول (الرئيسية + الفرعية)

إذا قمت بتحديد كافة الجداول، سوف تكون هناك اعمدة تنتمي إلى شتى أنواع الجداول في صف واحد ومفصولة بواسطة أعمدة. إذا كان لديك صفوف فرعية “ابن” متعددة، فإنه يتوجب عليك أن تبدأ صنف رئيسي جديد في صف جديد. راجع المثال:

Main Table                          -   Child Table
Column 1    Column 2    Column 3    -   Column 1    Column 2    Column 3
v11         v12         v13             c11         c12         c13
                                        c14         c15         c17
v21         v22         v23             c21         c22         c23

لمعرفة كيفية القيام بذلك، قم بادخال عدد من السجلات يدويا باستخدام نماذج وقم بتصدير “كافة الجداول” باستخدام خيار “تحميل الجداول بالبيانات”
Toggle

5. الاستبدال

يسمح لك دفـاتــر أيضا باستبدال كافة الأعمدة أو أعمدة محددة. إذا كنت ترغب في تحديث أعمدة معينة، يمكنك تنزيل القالب بالبيانات. تأكد من تحديد مربع “استبدال” قبل الرفع.

ملاحظة: بالنسبة للسجلات الفرعية، إذا قمت بتحديد خيار استبدال، فسوف يتم حذف جميع السجلات الفرعية (سجلات الابن) التي يتضمن عليها السجل الرئيسي (سجل الأب) المستبدل
Toggle
.

6. قيود الرفع

يحد نظام دفـاتــر كمية البيانات التي يمكن رفعها في ملف واحد. وعلى الرغم من أن العدد قد يختلف بناء على نوع البيانات، إلا أنه سيكون من الأفضل ألا يتم رفع ما يزيد على 1000 صف في الجدول الواحد دفعة واحدة. إذا لم يقبل النظام ذلك فسوف يظهر رسالة خطأ.

ما هو السبب في ذلك؟ رفع الكثير من البيانات يمكن أن يتسبب في إحداث عطل في نظامك. وخاصة إذا كان هناك مستخدمون آخرين يقومون بنفس الشيء في نفس الوقت. وبالتالي فإن دفـاتــر يعمل على تقييد عدد “المدخلات” التي يمكن معالجتها في وقت واحد.