المفاهيم والشروط

قبل أن تبدأ في التطبيق، من الواجب أن تكون على دراية بالمصطلحات المستخدمة وبعض المفاهيم الأساسية في دفـاتــر.

المفاهيم الأساسية

الشركة

هذا المصطلح يمثل سجلات الشركة التي تستعين بنظام دفـاتــر.

بنفس الحساب، يمكنك إنشاء عدة شركات، تمثل كل منها كيانا قانونيا مختلفا.

المحاسبة ستختلف في كل شركة، لكنهم سيتشاركون في العملاء والموردين وسجلات الأصناف.

إعداد > شركة > +جديد شركة
Toggle

العميل

كل إدخال يمثل عميلا. ويمكن للعميل أن يكون فردا أو منظمة ، يمكنك تسجيل بيانات اتصال متنوعة وعناوين عديدة لكل عميل.

دفترالبيع > عميل
Toggle

المورد

تمثل مورد للسلع أو الخدمات ، شركة الهاتف الخاص بك تعتبر موردا وبذلك تكون مزودة لك بالمواد الخام ، مرة أخرى، يمكن للمورد أن يكون فردا أو منظمة ولها بيانات اتصال متنوعة وعناوين عديدة.

دفتر الشراء > مورد
Toggle

الصنف

هو منتج أو منتج فرعي أو خدمة يمكن أن تشترى أو تباع أو تصنع وتكون معرفة بشكل منفرد.

دفترالمخزون > صنف
Toggle

حساب

الحساب هو مظلة تضم تحتها كافة المعاملات المالية والتجارية ، على سبيل المثال، “نفقات السفر” تعد حسابا و “العميل ياسر” و “المورد وليد” كل هذه تعد حسابات ، ونظام دفـاتــر يعمل على إنشاء حسابات للعملاء والموردين تلقائيا.

دفترالحسابات > دليل الحسابات
Toggle

عنوان

العنوان يمثل تفاصيل موقع العميل أو المورِّد. يمكن أن يتضمن بند العنوان مواقع مختلفة مثل المكتب الرئيسي والمصنع والمستودع والمتجر الخ.

دفتر البيع > عنوان
Toggle

جهات الاتصال

جهة الاتصال قد تكون فرد يتبع أحد العملاء أو الموردين أو مجرد جهة اتصال مستقلة ، لكل جهة اتصال اسم وبيانات اتصال مثل البريد الإلكتروني ورقم الهاتف.

دفتر البيع > جهة اتصال
Toggle

الاتصالات

قائمة بجميع الاتصالات التي تمت مع جهات الاتصال أو مشتري محتمل ، وتضاف جميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من النظام إلى جدول الاتصالات.

دعم > اتصالات
Toggle

قائمة الأسعار

عبارة عن جدول بأسعار بيع صنف ما. وقد يكون للصنف الواحد أكثر من سعر بناء على العميل / المورد أو المنطقة الخ.

دفترالبيع > إعداد > قائمة الأسعار
Toggle
دفتر الشراء > إعداد > قائمة الأسعار
Toggle

المحاسبة

السنة المالية

تمثل السنة المالية أو السنة المحاسبية ، يمكنك تشغيل سنوات مالية متعددة في نفس الوقت ، كل سنة مالية لها تاريخ بداية وتاريخ نهاية ويتم تسجيل المعاملات فقط في هذه الفترة ، عند “اغلاق” السنة المالية، يتم تحويل أرصدتها إلى أرصدة “أول المدة” للسنة المالية التالية.

إعداد > المنظمة > السنة المالية
Toggle

مركز التكلفة

مركز التكلفة هو بمثابة حساب، ولكن الفرق الوحيد هو أن بنيته تمثل أعمالك بشكل أكبر من الحسابات ،على سبيل المثال في دليل الحسابات، يمكنك فصل النفقات الخاصة بك بناء على النوع (نفقات السفر ونفقات التسويق..الخ). ولكن في دليل مراكز التكلفة، يمكنك الفصل بينهم عن طريق جعل نفس المصروف يخص أكثر من منتج أو مشروع أو عملية (على سبيل المثال: البيع من خلال الإنترنت والبيع بالتجزئة ، مصروف صيانة للمشروع “أ “أو للمشروع ” ب”)

دفترالحسابات >تخصيصات > دليل مراكز التكلفة
Toggle

قيد يومية

هو مستند يحتوي مدخلات دفتر الأستاذ العام(GL)  ومجموع الحركات الدائنة والمدينة لهذه الإدخالات نفسها. في دفـاتــر يمكنك تحديث المدفوعات الإيرادات، الخ، باستخدام قيد اليومية.

دفترالحسابات > قيد يومية
Toggle

فاتورة المبيعات

فاتورة يتم ارسالها للعملاء عند تسلم أصناف (سلع أو خدمات).

دفتر الحسابات > فاتورة مبيعات
Toggle

فاتورة الشراء

فاتورة ترسل للمورد عند تسلم أصناف (سلع أو خدمات).

دفتر الحسابات > فاتورة شراء
Toggle

عملة الصرف

يسمح لك تطبيق دفـاتــر بتسجيل المعاملات بعملات صرف متعددة. ولكن هناك عملة صرف واحدة لسجل الحسابات ، بينما يسمح التطبيق بأن تصدر الفواتير والمدفوعات بعملات مختلفة، يتم تحويل المبلغ إلى العملة الافتراضية طبقا لسعر الصرف المحدد.

إعداد > المنظمة > عملة
Toggle

البيع

مجموعة العملاء

تصنيف للعملاء عادة ما يستند إلى قطاع من السوق.

دفتر البيع > إعداد (الشريط الجانبي) > مجموعة العملاء
Toggle

مبادرة‏ بيع

وهو شخص يمكن أن يكون مصدرا للأعمال في المستقبل (مشتري محتمل).  وبادرة البيع يمكن أن تولد فرصا (والتي قد تؤدي إلى عملية بيع).

دفتر البيع > مبادرة بيع
Toggle

فرصة

عملية بيع محتملة ، (فهي فرصة لإكمال صفقة أعمال).

دفترالبيع > فرصة
Toggle

أمر بيع

مذكرة تؤكد موافقة العميل على شروط التسليم وسعر الصنف (للمنتج أو الخدمة). وتتم عملية التسليم وكذلك يتم إنشاء أوامر الإنتاج والفواتير على أساس أوامر البيع.

دفترالبيع > أمر بيع
Toggle

المنطقة

تصنيف للمنطقة الجغرافية لإدارة المبيعات ، يمكنك وضع أهداف معينة لكل منطقة، وترتبط كل عملية بيع بمنطقة محددة.

دفترالبيع > إعداد > إقليم
Toggle

شريك المبيعات

هو موزع أو تاجر أو مؤسسة تابعة أو وكيل بالعمولة يعمل كطرف ثالث والذي عادة ما يبيع منتجات الشركة لقاء الحصول على عمولة.

دفترالبيع > إعداد > شريك المبيعات
Toggle

مندوب المبيعات

شخص يتفاوض مع العميل ويتم الصفقات ، يمكنك عمل أهداف لمندوبي المبيعات وتمييزهم في المعاملات.

دفترالبيع > إعداد > مندوب مبيعات
Toggle

الشراء

أمر الشراء

عقد معطى لأحد الموردين لتسليم أصناف محددة بتكلفة وكمية وتواريخ محددة وشروط أخرى.

دفتر الشراء > أمر الشراء
Toggle

طلب المواد

طلب يتم عمله بواسطة مستخدم النظام أو يتم إنشاؤه تلقائيا بواسطة نظام دفـاتــر على أساس الكمية المتاحة بالمخزون أو الكمية المتوقعة في خطة الإنتاج لشراء مجموعة من الأصناف.

دفترالشراء > طلب المواد
Toggle

دفتر المخزون

المستودع

هو مكان يتم تخزين مدخلات المخزون به.

دفترالمخزون > مستودع
Toggle

ادخال المخزون

هي مواد يتم نقلها من مستودع إلى مستودع آخر.

دفترالمخزون > ادخال مخزون
Toggle

سند تسليم

هي قائمة بالأصناف المعدة للشحن توضح كمية كل صنف منها ، ويستخدم إيصال الاستلام في سحب مخزون الأصناف من المستودع الذي يتم الشحن منه ، عادة ما يحرر سند التسليم من خلال أمر البيع.

دفترالمخزون > سند تسليم
Toggle

إيصال شراء

هو إيصال يفيد بأن مجموعة معينة من الأصناف تم استلامها من المورد ، وعادة ما يحرر إيصال الشراء من خلال أمر الشراء.

دفترالمخزون > إيصال شراء
Toggle

الرقم التسلسلي

رقم مميز يعطى لوحدة معينة من صنف ما.

دفترالمخزون >تخصيصات >  الرقم التسلسلي
Toggle

دفعة

رقم يعطى لمجموعة من وحدات صنف معين والذي بالامكان شراؤه أو تصنيعه في مجموعة.

دفترالمخزون >تخصيصات>  الدفعة
Toggle

دفتر أستاذ المخزون

جدول موحد لجميع حركات المواد من مستودع إلى آخر ، هذا هو الجدول الذي يتم تحديثه عندما يتم إنشاء إدخال مخزون، وإيصال استلام وإيصال الشراء وفاتورة مبيعات.

تسوية المخزون

عملية تحديث بيانات المخزون من عدة أصناف من خلال ملف جدول بيانات (CSV).

دفترالمخزون >أدوات >  تسوية المخزون (في الشريط الجانبي)
Toggle

فحص الجودة

هي مذكرة الهدف منها تسجيل معايير معينة لصنف محدد وقت استلامه من المورد، أو تسليمه للعملاء.

دفترالمخزون > أدوات > فحص الجودة
Toggle

مجموعة الأصناف

تصنيف للأصناف.

دفت المخزون > إعداد > مجموعة الصنف
Toggle

إدارة الموارد البشرية

الموظف

هو سجل لشخص من موظفي الشركة سواء كان مستوظفا لديها في الحاضر أو ​​الماضي.

دفتر الموارد البشرية > موظف
Toggle

طلب إجازة

هو سجل لطلب إجازة سواء تمت الموافقة عليه أو تم رفضه.

 

دفتر الموارد البشرية > نموذج إجازة
Toggle

نوع الإجازة

نوع الإجازة (مثال، إجازة مرضية، إجازة اضطرارية، إلخ)

دفتر الموارد البشرية > إعدادات الإجازة (الشريط الجانبي) > نوع الإجازة
Toggle

معالجة مسيرالرواتب

أداه تساعد على إنشاء قسائم مرتبات متعددة للموظفين.

دفتر الموارد البشرية > إعداد الرواتب > معالجة مسير الرواتب
Toggle

قسيمة الراتب

سجل الراتب الشهري الممنوح لموظف معين.

دفتر الموارد البشرية > قسيمة الراتب
Toggle

هيكل الرواتب

قالب يحدد جميع مكونات رواتب العاملين (الأرباح) واقتطاعات الضمان الاجتماعي وغيرها.

دفتر الموارد البشرية > إعداد الرواتب > هيكل الرواتب
Toggle

تقييم

سجل أداء الموظف خلال فترة محددة على أساس معايير معينة.

دفترالموارد البشرية > تقييم
Toggle

قالب التقييم

قالب يسجل المعايير المختلفة لأداء الموظف ودرجة التقييم الحاصل عليها حسب الفئة التي ينتمي إليها الموظف.

دفترالموارد البشرية > إعدادات الموظف > قالب التقييم
Toggle

دفتر التصنيع

جدول المواد

قائمة بالعمليات والمواد المطلوبة وكمياتها بحسب ما يلزم لإنتاج صنف آخر. يستخدم جدول المواد  لتخطيط المشتريات وتقدير تكاليف المنتجات.

(BOM)دفترالتصنيع > جدول المواد
Toggle

محطة العمل

هو المكان التي تجري فيه عمليات قائمة المواد ، وهو مفيد لحساب تكلفة المنتج المباشرة.

دفتر التصنيع > محطة العمل
Toggle

أمر إنتاج

وثيقة تشير إلى إنتاج (تصنيع) صنف معين بكميات محددة.

دفتر التصنيع > أمر إنتاج
Toggle

أداة تخطيط الإنتاج

أداة تقوم بإنشاء أوامر الإنتاج وطلبات الشراء تلقائيا على أساس أوامر البيع المفتوحة في فترة معينة.

دفترالتصنيع >تخطيط الانتاج > أداة تخطيط الإنتاج
Toggle

موقع الانترنت

المدونات

وهي عبارة عن مقالة قصيرة تظهر في قسم “التدوين” بالموقع الذي يتم إنشاءه من خلال برنامج دفـاتــر. يذكر أن المدونة أو بلوج هي اختصار لعبارة “ويب لوج”.

الموقع > نشرالمدونة
Toggle

صفحة ويب

هي صفحة ويب لها عنوان URL منفرد (عنوان ويب) على الموقع الذي يتم إنشاءه من خلال برنامج دفـاتــر.

موقع الانترنت > صفحة ويب
Toggle

الاعدادات الافتراضية والشاملة

هذا هو الجزء حيث تقوم بتعيين قيم افتراضية لمعايير شتى للنظام.

إعداد > أدوات > الاعدادات الافتراضية والشا
Toggle

طباعة عنوان

عنوان يمكن تعيينه للمعاملة بغرض الطباعة فقط. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في طباعة قائمة أسعار تحت عنوان مثل “عرض أسعار” أو “فاتورة شكلية”.

إعداد > الطباعة > طباعة عنوان
Toggle

الشروط والأحكام

نص يمثل شروطك في العقد.

إعداد > الطباعة > الشروط والأحكام
Toggle

وحدة القياس (UOM)

تحدد وحدة قياس الكمية لكل صنف. على سبيل المثال (كلغ، عدد، زوج، حزمة) الخ

دفتر المخزون > إعداد > وحدة القياس
Toggle