في أبسط صورها، نحتاج إلى عمليات المحاسبة عند نهاية دورتي المبيعات والمشتريات، إذ ترصد الفواتير ثم يتم دفعها سواءً أكانت فاتورة بيع أو فاتورة شراء، وقد يقوم بهذه المهام محاسب المنشأة، أو قد تقوم بها بنفسك كصاحب العمل أو قد تستعين بخدمات محاسبية من مصادر وجهات خارجية. إن المحاسبة المالية تشكل جوهر أي نظام إداري للأنشطة التجارية.
في قوة، عمليات المحاسبة تتكون من 3 معاملات رئيسية هي:
- فاتورة المبيعات: الفاتورة التي تقدمها للعميل لحصوله على منتجات أو خدمات تقدمها.
- فاتورة الشراء: فواتير يعطيها لك الموردون لمنتجاتهم أو خدماتهم.
- سندات القيد: للمدخلات المحاسبية، مثل المدفوعات والقروض وأنواع أخرى.
أساسيات المحاسبة
مدين ودائن
غالبا ما يكون الناس حديثي العهد بالمحاسبة مشوشين فيما يتعلق بمصطلحات المدين والدائن، وخلافا لمعناهما، هذان المصطلحان ليس لها علاقة عمن يدين من بماذا. المدين والدائن تعبر عن اتفاقيات ضمنية. كل العمليات المحاسبية تتبع هذه الاتفاقيات بحيث يكون من السهل فهم الوضع المالي بطريقة شاملة. هذه الاتفاقيات هي:
- جميع الحسابات هي إما من نوع “مدين” أو “دائن”.
- حسابات الأصول والمصاريف، ومجموعاتهما الفرعية، هي دائما حسابات مدينة.
- حسابات الالتزامات (أو الخصوم) والدخل (الإيرادات) ومجموعاتها الفرعية، هي دائما حسابات دائنة.
- في جميع ادخالات العمليات المحاسبية (القيود)، يكون القيد “مدينا” في حساب و “دائنا” في الأخر.
- عند تقييد مبلغ “مدين” على حساب مدين (كحسابات الأصول أو المصاريف)، فإن قيمة الحساب تزيد (عملية “إضافة”)، أما عند تقييد مبلغ “دائن” على نفس النوع، أي حساب دائن، فإن قيمته تنقص (عملية “طرح”). وتنطبق نفس القاعدة على الحسابات الدائنة، فتققيد مبلغ “دائن” على حساب دائن تزيد من قيمته و”الخصم” أو تقييد مبلغ “مدين” يقلل من قيمته.
- جميع المعاملات المحاسبية، (كالبيع أو الدفع) يجب أن تؤثر على اثنين على الأقل من الحسابات مختلفة، ومجموع الأرصدة “المدينة” يجب أن يكون مساويا لمجموع الأرصدة “الدائنة” لهذه المعاملة، وهذا ما يسمى اصطلاحا بـ “نظام القيد المزدوج” أو “نظام إدارة الحسابات مزدوج الادخال”.
هل ما زلت مشوشا؟ لا تقلق، فسوف تتضح لك هذه الاتفاقيات أثناء المعاملات.
مبدأ الاستحقاق
مصطلح آخر ومهم لفهم المحاسبة هو نظام “الاستحقاق”، وهو مفهوم هام خصوصا عندما تنفصل عملية التسليم عن الدفع، فقد تستلم بضاعة مع فاتورتها ولكنك تقوم بدفعها بعد انتهاء فترة السماح.
تعريف: مبدأ الاستحقاق من المبادىء المحاسبية التي تستند إليها الشركات التجارية لتقويم أدائها ويعتمد هذا المبدأ على تسجيل جميع الايرادات التي تخص السنة المالية بغض النظر عن عملية قبض الايراد وتسجيل جميع المصروفات التي تخص السنة المالية بغض النظر عن عملية الدفع وبهذا فإنه وفقا لهذا المبدأ يتم قياس نتيجة أعمال السنة المالية ومنه تنتج حسابات الايرادات والمصروفات المقدمة والمستحقة.
ولايضاح ذلك أكثر، فلنتناول هذا المثال: قمت بشراء “جهاز ما” من مورد بينك وبينه حساب مفتوح، وقام موردك هذا بارسال الفاتورة لك متوقعا منك أن تقوم بسدادها خلال سبعة أيام. مبدأ “الاستحقاق” يفرض عليك حتى ولو لم تقم بالدفع الآن، أن تقوم بحجز أو تقييد هذا المصروف على الفور. يتم حجز هذا المصروف بمقابل مجموعة من الحسابات تسمى الحسابات الدائنة” وهي مجموع كل المستحقات المعلقة لمورديك. عندما تدفع لموردك، سوف تلغي مستحقاته وتحدث حسابك المصرفي (بالخصم في هذا المثال).
يعمل قوة بناءا على مبدأ الاستحقاق، والمعاملات التي تقيد استحقاق الإيرادات أوالمصروفات هي فاتورة المبيعات وفاتورة الشراء.
تجدر الإشارة هنا إلى أنه في مجال تجارة التجزئة، عادة مايتم التسليم والدفع في نفس الوقت، ولتغطية هذا السيناريو، لدينا في قوة نظام نقاط البيع (POS). المزيد عن هذا الموضوع لاحقا.
