مقدمة

ما هو نظام “تخطيط موارد المؤسسات (ERP)” ولم الاهتمام؟

إذا كنت مقتنعا بحاجتك إلى نظام متكامل ومترابط تدير من خلاله منشأتك التجارية، فيمكنك تخطي هذا القسم، أما إذا كنت تقوم بتشغيل شركة صغيرة توظف عددا قليلا من الموظفين، وترى أنه من الصعب عليك إدارة الطبيعة الديناميكية للأعمال التجارية، وفكرت سابقا في استخدام –أو حتى كنت تستخدم فعلا- برنامجا ما للمحاسبة، بالإضافة إلى بعض البرامج الأخرى لإدارة مخزونك ومبيعاتك (أو إدارة علاقات العملاء)، فإنك بحاجة إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات أو ما يرمز له اختصارا بـ(ERP)، وهذا النظام أولى مهامه هو أن يضع بين يديك كل هذه الأشياء معا في مكان واحد.

المنشآت الصغيرة حقيقة لا تختلف كثيرا عن الشركات الكبيرة، فهي تنطوي على معظم تعقيدات الشركات الكبيرة جنبا إلى جنب مع العديد من القيود الأخرى، فالمنشآت الصغيرة يتعين عليها التواصل مع العملاء، وفتح حسابات، وعمل كشوف المرتبات، وإدارة الجداول الزمنية، وتقديم منتجات عالية الجودة، والإجابة على أسئلة العملاء، وإبقاء الجميع سعداء تماما كما هو الحال في الشركات الكبيرة.

وبينما تحظى الشركات الكبيرة باستخدام نظم بيانات متقدمة لإدارة عملياتها بكفاءة، فإن المنشآت الصغيرة في المقابل تكافح في أغلب أحيانها للإبقاء على الأمور منظمة، وهي غالبا ما تستخدم مزيجا من التطبيقات مثل جداول البيانات وبرامج المحاسبة، وبرامج إدارة علاقات العملاء من خلال شبكة الانترنت وغيرها، ولكن المشكلة هنا أنها أنظمة متفرقة وبياناتها غير مترابطة. وبالتالى فإن استخدامك لنظام تخطيط موارد المؤسسات ERP سوف يغير كل هذا.

ما هي دفـاتــر؟

دفـاتــر هي خدمة تتيح لك الوصول لنظام إدارة موارد المؤسسات والذي سيساعدك على إدارة كافة معلومات عملك التجاري من خلال تطبيق واحد ممكنا إياك بذلك من إدارة العمليات المختلفة، كتلك المتعلقة بالبيع والشراء والمحاسبة وعمليات المخزون أو الانتاج والتصنيع، بشكل مترابط يسهل عليك اتخاذ القرارات بناء على بيانات متكاملة لمنشأتك، بكل يسر وأمان ومن كل مكان، سواءا أكنت في المنزل أم في المكتب أم في نزهة مع أسرتك، وذلك عن طريق أجهزة الحوسبة العادية كالمحمول والهاتف الذكي والكمبيوتر اللوحي (كالآيباد مثلا).

ما هو نظام “تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

ما هو نظام “تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

وعلى سبيل المثال لا الحصر، سوف تساعدك دفـاتــر أيضا على:

  • تتبع جميع الفواتير والمدفوعات.
  •  معرفة الكمية المتاحة من منتج ما في المخازن.
  •  التعرف على استفسارات العملاء المفتوحة.
  •  إدارة الرواتب.
  •  تعيين المهام ومتابعتها.
  •  الحفاظ على قاعدة بيانات لجميع العملاء والموردين وبيانات الاتصال بهم.
  •  إعداد قوائم الأسعار.
  •  الحصول على تذكيرات بشأن مواعيد الصيانة.
  • نشر موقعك على شبكة الانترنت.

لماذا ينبغي أن استخدم دفـاتــر؟

إن نظام دفـاتــر يعتبر أداة حديثة لا تغطي كما أشرنا آنفا عمليات المحاسبة فحسب، بل تغطي أيضا جميع العمليات والإجراءات داخل أقسام العمل الأخرى وظائف الأعمال الأخرى من خلال منصة متكاملة ، لهذه الأداة العديد من الفوائد التي تميزها على كل من تطبيقات المحاسبة التقليدية وكذلك تطبيقات تخطيط موارد المؤسسات(ERP) الكبيرة.

المزايا التي تميز خدمة دفـاتــر عن برامج المحاسبة التقليدية:

  • تساعدك خدمة دفـاتــر على القيام بأعمال أكثر بكثير من مجرد المحاسبة، مثل الربط بين إدارة المخزون والفواتير وقوائم الأسعار، عمليات الشراء، وكشوف المرتبات، وترقيات الموظفين، وأمور أخرى كثيرة.
  • خدمة دفـاتــر متوفرة 24 ساعة في اليوم على الانترنت، ويمكن الحصول عليها من أي مكان ومن خلال أي جهاز، بينما تجد نفسك مضطرا مع البرامج المحاسبة التقليدية للعمل على الحاسوب الذي تم تركيب البرنامج عليه فقط! وفي المكان الذي يتواجد فيه ذلك الحاسوب فقط!
  • دفـاتــر يحافظ على جميع بياناتك آمنة وفي مكان واحد، إذ لن تضطر للبحث عن البيانات عند الحاجة إليها في حواسيب مختلفة أو حتى في عدة برامج على حاسوب واحد.
  • خدمة دفـاتــر توفر لك الربط التلقائي لجميع فروعك وموظفيك دون عناء، واطلاع جميع المستخدمين للنظام على أحدث المعلومات، فالجميع سيحصلون على نفس البيانات المحدثة من خلال نفس المكان.
  • مع دفـاتــر لا حاجة لإعادة تكرار عمليات الادخال، مرة في المحاسبة، ومرة على برنامج “إكسل” مثلا لتحليل البيانات، ومرة على نظام علاقات العملاء للمحافظة على عناوينهم، وهكذا.
  • مع دفـاتــر، أنت “محفول مكفول”، أي أنك لن تضطر لتوظيف تقنيين هدفهم فقط الاعتناء بأنظمتك وبرامجك وحمايتها والمحافظة على بياناتها. دفـاتــر ليس نظاما فقط، بل هي خدمة متكاملة.
  • توفير التكاليف: هناك تكاليف باهضة عادة ما يتطلبها تطبيق نظام تخطيط موارد كبير
  • سهولة التهيئة: أنظمة “تخطيط موارد المؤسسات” الكبيرة تشتهر بصعوبة الإعداد وعادة ما يكون عليك الإجابة على العديد والعديد من الأسئلة قبل أن تتمكن من القيام بشيء مفيد واحد، وقد تستمر عملية التهية أكثر من شهر في أغلب الحالات.

المزايا التي تميزه على أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الكبيرة

  • توفير التكاليف: هناك تكاليف باهضة عادة ما يتطلبها تطبيق نظام تخطيط موارد كبير
  • سهولة التهيئة: أنظمة “تخطيط موارد المؤسسات” الكبيرة تشتهر بصعوبة الإعداد وعادة ما يكون عليك الإجابة على العديد والعديد من الأسئلة قبل أن تتمكن من القيام بشيء مفيد واحد، وقد تستمر عملية التهية أكثر من شهر في أغلب الحالات.
  • سهولة الاستخدام: واجهة مستخدم ويب حديثة وسهلة، سوف تبقي المستخدمين سعداء وستساعدك على سرعة تعلم النظام وتطبيقه في المنشأة.