تُصنَف سجلات البيانات في النظام إلى نوعين: “سجلات رئيسية” أو “سجلات معاملات”. السجلات الرئيسية هي السجلات التي تحمل “اسم”، على سبيل المثال عميل أو صنف أو مورد أو موظف… الخ. سجلات المعاملات هي السجلات التي تحمل “رقم”، ومن أمثلة سجلات المعاملات: فواتير المبيعات، وقوائم الأسعار…الخ. فالمعاملات التجارية التي تجريها يتم ضمها في عدد من سجلات الرئيسية.
إعدادات الترقيم بالنظام
يسمح لك نظام قوة بعمل بادئات لكل معاملاتك، بحيث تشكل كل بادئة تسلسلها الخاص. على سبيل المثال، التسلسل الذي يبدأ بالرمز INV12 سيكون له الأرقام التالية: INV120001، INV120002 وهكذا. يمكن أن يكون لديك تسلسلات متعددة لكل معاملاتك. ومن الشائع أن يكون هناك تسلسل منفصل لكل سنة مالية. على سبيل المثال في فاتورة المبيعات يمكن أن يكون لديك:
-
- INV120001
- INV120002
- INV-A-120002
…. وهكذا. ويمكن أن يكون لديك أيضا تسلسل منفصل لكل نوع من أنواع العملاء أو لكل من منافذ البيع بالتجزئة الخاصة بك.
لإعداد تسلسل تسمية الوثائق، انتقل إلى:
في هذا النموذج،
- حدد المعاملة التي تريد عمل تسلسل لها، سيقوم النظام بتحديث التسلسل الحالي في مربع النص.
- حرر التسلسل كما هو مطلوب وحدد بادئات مميزة لكل تسلسل. يجب أن تكون كل بادئة في سطر جديد.
- سوف تكون البادئة الأولى هي البادئة الافتراضية. إذا كنت تريد أن يقوم المستخدم بتحديد تسلسل هو بنفسه بدلا من التسلسل الافتراضي، حدد خانة الخيار “يجب على المستخدم التحديد دائما”.
يمكنك أيضا تحديث نقطة بدء التسلسل من خلال إدخال بادئة التسلسل ونقطة البداية في قسم “تحديث السلسلة”.
